SE APROBA

(semnatura si stampila)

PROCEDURA DE SISTEM

AUDIT INTERN

Cod: PSAI - 005

Scop

Scopul procesului de auditare este de determina eficacitatea sistemului calitatii, de a mentine eficacitatea sistemului, de a evalua sistemul, de a determina conformitatile si neconformitatile din cadrul Institutului de Chimie Macromoleculara "Petru Poni" Iasi si de a recomanda actiuni corective pentru remedierea neconformitatilor

Domeniul de aplicare

Procedura se aplica tuturor proceselor S. M. C. din .cadrul Institutului de Chimie Macromoleculara "Petru Poni" Este aplicat de: director, manager AQ, auditori.

Documente de referinta

-Manualul calitatii- MQ Institutul de Chimie Macromoleculara "Petru Poni"

SR EN ISO 9001/2001 Sisteme de management al calitatii. CERINTE.

SR EN ISO 19011/2003 -Ghid pentru auditarea S. M. C.

Definitii si prescurtari

Conform manualului calitatii - MQ.

Responsabilitati

5.1. - Director

Aproba planul anual de audit si procedurile de evaluare.

Dispune masuri de rezolvare operativa a actiunilor corective in urma neconformitatilor aparute.

5.2.- Managerul AQ

Managerul AQ din cadrul Institutul de Chimie Macromoleculara "Petru Poni" este responsabil pentru planificarea, pregatirea si realizarea auditurilor anuale interne ale calitatii.

Selecteaza echipa de auditori pe baza criteriilor prestabilite. Stabileste procesele ce urmeaza a fi auditate in functie de criteriile precizate in capitolul "Procedura"

Propune pentru instruire persoanele desemnate sa participe la procesul de audit

5.3.- Auditori

- Participa la audituri interne si respecta prezenta procedura;

- Identifica neconformitatile si intocmesc rapoartele de neconformitate;

- Clarifica punctele obscure din planul anual de audit;

- Recomanda actiuni corective;

- Intocmesc procesul verbal de inchidere a auditului..

Procedura

Auditurile sunt conduse de persoane care nu au responsabilitati in procesul ce urmeaza a fi auditat. Autoritatea echipei de audit pentru indeplinirea atributiilor sale, se exercita la toate nivelurile de conducere.

Criteriile de efectuare a auditului se vor baza pe:

gradul de importanta in activitatea institutului

necesitatea instruirii personalului

analiza periodica a gradului de satisfactie a clientului

Efectuarea auditului nu diminueaza responsabilitatile conducerii proceselor supuse auditarii in privinta respectarii cerintelor de sistem.

Motivul pentru care se declanseaza auditul poate fi:

Preventiv - stabilit de un plan de audit.

Corectiv - care se declanseaza in urmatoarele situatii:

n      in urma analizelor periodice de sistem.

n      cand se constata ca unele activitati functioneaza defectuos.

n      pentru confirmarea indeplinirii unor actiuni corective.

n      cand rezultatele unui audit anterior impun un altul.

n      cand se produc modificari organizatorice sau functionale care pot afecta calitatea sau mediul.

Managerul AQ elaboreaza planul de audit care include urmatoarele aspecte:

procesele    care vor fi auditate;

numirea si calificarea personalului insarcinat cu efectuarea auditurilor;

motivele auditurilor;

proceduri de raportare a constatarilor, concluziilor, recomandarilor rezultate in urma auditurilor.

data si locul unde se desfasoara auditul.

Planul anual de audit este intocmit la inceputul fiecarui an de catre managerul AQ si aprobat de directorul Institutului de Chimie Macromoleculara "Petru Poni".

Selectarea echipei de audit se face pe baza pregatirii profesionale:

pentru compartimentele functionale sa aiba minimum de pregatire in domeniul auditului intern in vederea certificarii calitatii

pentru partea de cercetare/subprograme criterul de selectie va consta in absolvirea unui curs de auditori interni pentru certificarea calitatii.

Divergentele referitoare la elementele planului sunt rezolvate inainte de inceperea auditului.

Documentele de lucru sunt protejate de auditori care asigura confidentialitatea lor.

Reuniunea de deschidere se tine de catre echipa de audit, in prezenta persoanelor responsabile din procesul auditat.

Scopul reuniunii este de:

a prezenta membrii echipei de audit;

a prezenta obiectul si domeniul auditului;

a prezenta metodele si procedurile utilizate;

a comunica data reuniunii de inchidere a auditului;

a clarifica punctele obscure din planul de audit.

Auditul propriu-zis consta in discutii, verificarea documentelor, observarea activitatilor si situatiilor.

In timpul auditului, seful echipei poate aduce modificari in plan cu aprobarea directorului.

Toate observatiile auditului sunt documentate.

Echipa de audit identifica neconformitatile si le comunica conducerii societatii si a procesului auditat. La sfirsitul auditului, echipa tine o reuniune cu factorii de raspundere din cadrul procesului auditat in care sunt expuse rezultatele, constatarile, concluziile si neconformitatile depistate, oferind posibilitatea condicerii procedului auditat de a prezenta propriile constatari.

Auditorii recomanda actiuni corective pe care conducerea procesului auditat le pune in practica.

Se intocmeste proces verbal, care se inregistreaza la echipa de audit si la procesul auditat.

Echipa de audit redacteaza raportul de audit pe care il difuzeaza la factorii interesati in maxim 3 zile de la incheierea auditului.

Acesta contine in esenta:

obiectivul auditului

identificarea membrilor echipei de audit, al celor auditati, identificarea sectorului auditat

identificarea documentelor de referinta

observatii referitoare la neconformitati

concluziile echipei de audit

propuneri de actiuni corective

lista de difuzare a raportului.

Raportul este predat conducerii societatii.

Responsabilitatea auditorului se limiteaza la identificarea neconformitatii, cel auditat avind obligatia de a lansa actiunile corective pentru a elimina neconformitatile si cauzele care le-au provocat. Termenul de finalizare al actiunilor corective se stabileste de sectorul auditat si echipa de audit.

Diagrama de proces audit intern

Subproces Documente Persoana responsabila

Selectare proces auditat PANQ+RNC Manager AQ

Aprobare audit si echipa referat de necesitate Director

Redactare plan de audit plan de audit Auditor sef

Sedinta de deschidere proces verbal deschidere Auditor sef

Desfasurare audit     fisa observatii + RNC Echipa audit

Selectare neconformitati fisa observatii + RNC Echipa audit

Redactare raport audit raport de audit Auditor sef

Sedinta de inchidere proces verbal inchidere Auditor sef

Inregistrari

n      Planul de audit intern- cod P.A.I.-001

n      Program de audit intern - cod P.A.N.Q. 001

n      Raportul de audit intern- cod R.A.I.-001

n      Raport de neconformitate - cod R.N.C.-001

n      Fisa de observatii audit intern - cod F.O.A.I.-001

SE APROBA

DIRECTOR,

RAPORT AUDIT INTERN

Cod RAI 001

Nr. dosar:........

Locul de desfasurare:

Lista participanti deschidere audit

Lista participanti inchidere audit

Concluzii audit intern

Auditor Sef,

FISA DE OBSERVATII

LA RAPORT DE AUDIT INTERN nr.....

Cod FOAI - 001

Intocmit,

Cod. RNCA 001