| CATEGORII DOCUMENTE |
Comunicarea rapoartelor (create eventual in Microsoft Word), a analizelor de situatii (obtinute eventual in Microsoft Excel) sau a oricaror alte informatii constituie o parte tot mai importanta a activitatii din orice domeniu social. Dintr‑un proces simplu, care cuprindea in mod esential doar pe cel care alcatuia materialul prezentat, comunicarea devine un proces complex care include ca element esential si pe cei carora le sunt destinate informatiile transmise. Din acest motiv este foarte important sa se aleaga acele mijloace de comunicare prin care efectul asupra auditoriului sa fie maxim (mai multe informatii transmise, mai multe informatii receptate, obtinerea unui climat psihologic favorabil etc.). De asemenea, procesul de comunicare este diversificat prin aceea ca poate avea loc in mod organizat (sedinte, congrese, teleconferinte, discutii in retea etc.) sau nu (consultare individuala a unor prezentari). Adaugand la cele spuse anterior intrarea in epoca vizualului ('o imagine valoreaza cat o mie de cuvinte'), se poate conchide ca dintr‑un pachet de programe specializat pentru activitatea dintr‑un birou nu putea sa lipseasca o componenta dedicata cu precadere comunicarii de informatii. Spunem cu precadere pentru ca, in definitiv, documentele create in procesoarele de texte, calculul tabelar sau interogarea bazelor de date au, de regula, si o componenta care tine de comunicare.
Componenta, din
O prezentare electronica, atributul de electronic fiind dat de utilizarea calculatorului, are doua momente importante:
- proiectarea prezentarii si
- reprezentatia (executia prezentarii proiectate, show‑ul).
Initial, o prezentare electronica era alcatuita dintr‑o succesiune de imagini care se derulau pe ecranul calculatorului. Prin dezvoltarea mijloacelor multimedia, succesiunea de imagini poate fi insotita de muzica, de animatie, de clip‑uri filmate sau de legaturi catre alte documente sau pagini Web, astfel incat o prezentare este prin excelenta un document multimedia, care difera de un document static, cum ar fi un document Microsoft Word, prin dinamica activarii diferitelor sectiuni ale prezentarii in timpul show‑ului. Apare astfel distinctia intre momentul crearii prezentarii (proiectarea imaginilor succesive si a legaturilor necesare) si momentul executiei prezentarii, similara distinctiei dintre turnarea unui film si proiectarea acestuia in cinematografe. Este insa evident ca momentul crearii trebuie sa ataseze unei prezentari electronice toate uneltele necesare unei expuneri eficiente.
Din punctul de vedere al aplicatiei Microsoft PowerPoint, o prezentare constituie un singur document, salvat intr‑un singur fisier.
In continuare sunt prezentate principalele componente ale unei prezentari electronice in etapa proiectarii.
Prin slide se intelege o imagine creata din elemente diverse (text, figuri, grafice etc.), succesiunea tuturor imaginilor alcatuind materialul care va fi expus auditoriului. O prezentare poate avea oricate slide‑uri, de orice grad de complexitate. Crearea slide‑urilor este un proces similar alcatuirii unui document Microsoft Office.
Pentru asigurarea consistentei unei prezentari exista un slide de un tip special, slide‑ul master, care contine informatii si formatari (titluri, embleme etc.) ce apar pe fiecare slide al prezentarii. Informatia din slide‑ul master este similara informatiei din antetul sau piciorul de pagina al unui document Word (se defineste o singura data si apare in acelasi format pe toate paginile).
Prin note sau notele vorbitorului (speaker's notes) se intelege textul atasat fiecarui slide si care contine explicatii suplimentare pe care prezentatorul vrea sa nu le uite in timpul expunerii. Acestea sunt destinate doar prezentatorului si nu sunt vazute de catre auditoriu. Pentru a avea acces la note in timpul expunerii, acestea trebuie sa fie tiparite.
Exista si un master al notelor, care contine informatiile care apar pe toate notele atasate slide‑urilor.
Nu este obligatoriu ca fiecare slide sa aiba atasate note.
Prin extrase se intelege un document tiparit, care contine in general imagini ale slide-urilor, si care este destinat auditoriului. Extrasele sunt impartite ascultatorilor/privitorilor cu scopul de a‑si reaminti ulterior de expunere sau de a urmari mai usor expunerea.
Exista de asemenea un master al extraselor, care contine informatiile care apar pe toate foile unui extras, similar unui antet din documentele Word.
Extrasele apar doar daca se cere tiparirea lor si nu sunt disponibile in timpul expunerii propriu‑zise.
Reprezentatia (expunerea) unei prezentari electronice trebuie sa aiba drept scop principal comunicarea eficienta a informatiilor. La aceasta contribuie atat modul de organizare a informatiilor in slide-uri, cat si grafica, inteleasa la nivel general, aleasa pentru sustinerea prezentarii. Elementele principale ale spectacolului produs de expunere sunt explicate in continuare.
In functie de mediul utilizat in timpul expunerii, se pot deosebi urmatoarele tipuri de prezentari electronice:
- prezentari pe ecranul calculatorului (on-screen presentations),
- prezentari pe Web,
- prezentari pe folii transparente,
- prezentari pe diapozitive,
- prezentari pe foi tiparite.
Acest tip de prezentare este cea mai completa si permite utilizarea tuturor instrumentelor oferite de PowerPoint. In functie de auditoriu se deosebesc:
Prezentarea de catre un vorbitor, cu precizarea ca utilizarea unui proiector este facilitata de componenta Projector Wizard care stabileste corect parametrii proiectiei in functie de tipul proiectorului.
Prezentare cu autoexecutie, utilizata la expozitii si reuniuni.
Conferinta online, efectuata impreuna cu aplicatia Microsoft NetMeeting permite distribuirea prezentarii in timp real catre destinatari aflati in locuri diferite.
Prezentare transmisa in retea prin e-mail sau Microsoft Outlook in format HTML astfel incat destinatarii pot sa o vada in Internet Explorer 4.0 (sau o versiune ulterioara).
O prezentare poate fi proiectata in mod special pentru Web si salvata in format HTML prin comanda Save as Web Page (meniul File). Documentul HTML principal obtinut contine controalele necesare navigarii intre slide-uri. Grafica din prezentare este salvata in format acceptat de browser-ele de navigare in Internet, rezultatul fiind, in final, o pagina Web suficient de complexa.
Slide-urile proiectate in PowerPoint pot fi listate pe folii transparente si utilizate ulterior in expuneri cu un retroproiector.
Slide-urile prezentarii pot fi copiate, de catre un serviciu specializat, direct pe diapozitive de 35mm.
Daca se doreste tiparirea slide-urilor proiectate aceasta este posibila si se poate alege tiparirea in tonuri de gri sau in alb-negru. Se permite si vizualizarea in timpul proiectarii direct in tonuri de gri pentru alegerea corecta a nuantelor.
Exista si optiunea de a trimite imaginile slide-urilor catre Microsoft Word astfel incat sa poata fi incluse intr-un document Word.
Nu se va confunda aceasta posibilitate cu tiparirea notelor, a extraselor sau outline-ului.
La executia prezentarii pe un calculator se pot utiliza efecte sonore si vizuale diverse. Adaugarea acestora se va face insa cu moderatie pentru a nu distrage atentiea publicului de la ideile care se comunica.
Prin animatie se intelege efectul vizual care produce afisarea dinamica unui text sau obiect grafic (texte care defileaza, imagini care apar dintr-o anumita directie etc.). Acestea sunt utilizate pentru punctarea si atragerea atentiei publicului asupra unor elemente ale slide-ului.
Prin tranzitie se intelege modul in care apare afisat un nou slide al prezentarii. Sunt disponibile in PowerPoint diferite efecte vizuale prin care slide-ul nou il inlocuieste pe cel vechi si se poate stabili si timpul in care are loc inlocuirea.
Pe langa efectele vizuale ale animatiilor si tranzitiilor, se pot atasa unei prezentari sunete si muzica, avand acelasi scop de a puncta anumite elemente mai importante. Pot fi incluse in prezentare si video-clip-uri.
Prezentarea poate fi insotita si de un comentariu oral, inregistrat in prealabil sau in timpul expunerii. Aceasta posibilitate poate fi exploatata in prezentarile dedicate cu precadere autoinstruirii, oferind cursantului si comentariile instructorului. Nu trebuie totusi ca explicatiile orale sa fie baza intelegerii materialului prezentat, mai ales in ipoteza ca anumite persoane interesate au dificultati in receptarea sunetelor (de exemplu calculatorul utilizat nu are placa de sunet etc.).
Prin ritmul (pace) reprezentatiei intelegem viteza cu care se deruleaza slide-urile. Trecerea rapida de la un slide la altul poate sa afecteze receptarea ideilor transmise, in timp ce un ritm lent duce la pierderea concentrarii auditoriului.
Gasirea unui ritm corect este ajutata si de posibilitatea de repetare acasa (rehearsing) a reprezentatiei cu fixarea timpului de vizualizare a fiecarui slide in functie de lungimea comentariilor orale. Daca in acest proces se observa ca un anumit diapozitiv necesita comentarii lungi, atunci ritmul este modificat prin spargerea slide‑ului in doua sau mai multe (operatiune utila si cand este prea mult text pe un slide).
Pentru a raspunde la atat la solicitari din partea unor utilizatori cu diferite grade de experienta, cat si pentru faptul ca proiectarea unei prezentari corecte implica si o importanta latura estetica, Microsoft PowerPoint ofera mai multe moduri de creare a unei noi prezentari:
- AutoContent wizard, care propune un model pe baza temei de prezentare;
- modificarea unei prezentari existente;
- pe baza unui template;
- pe baza unui outline creat in alta aplicatie (cum ar fi Microsoft Word);
- pornind de la zero.
Este recomandat ca, inaintea aplicarii ultimei posibilitati, sa se studieze cu atentie prezentari propuse ca model (fie cele propuse de Microsoft, fie prezentari avand alti autori experimentati). O prezentare buna trebuie sa raspunda si unor cerinte psihologice sau sociologice, sa aiba un aspect grafic echilibrat, ceea ce necesita un antrenament special, care nu poate fi redus doar la cunoasterea informatiilor care se transmit efectiv.
Observatie. La pornirea aplicatiei, PowerPoint afiseaza un dialog care permite selectarea uneia dintre metodele principale de creare a prezentarilor.
Se da comanda New din meniul File si se deschide fisa General.
Se alege AutoContent Wizard si se urmeaza instructiunile afisate. Printre tematicile propuse sunt: Recomandarea unei strategii, Raportarea unui progres, Adunarea generala a companiei, Prezentarea unui proiect, Plan de marketing etc. Fiecare tema are atasata o prezentare model complexa care se va modifica potrivit cerintelor utilizatorului.
Se modifica prezentarea propusa prin trecerea informatiilor de identificare proprii, adaugarea/completarea de text/grafica etc.
La sfarsit se da comanda Save din meniul File si da la salvare un nume propriu noii prezentari.
Se deschide prezentarea luata ca model.
Se modifica prezentarea potrivit noilor cerinte.
Se salveaza prezentarea cu un nume nou (Save As din meniul File).
Se da comanda New din meniul File si se deschide fisa Design Templates.
Se alege un template si se da OK.
Se alege un plan (layout) pentru slide-ul titlu si se completeaza titlul si alte informatii care se doresc.
Se da comanda New Slide (din meniul Insert) sau se alege Common Tasks (de pe bara de unelte Formatting) si apoi New Slide si se alege planul pentru urmatorul slide.
Se completeaza noul slide (care este deja formatat potrivit template-ului selectat).
Se repeta pasii 5 si 6 pana la completarea prezentarii.
Se salveaza sub un nume propriu.
Printr-un outline se intelege un document de tip text formatat intr-o structura ierarhizata de stiluri. Se pot utiliza documente Word (.doc), documente Rich Text Format (.rtf), documente text (.txt), sau HTML (.htm). La importul unui document Word, HTML sau RTF, PowerPoint utilizeaza structura de stiluri a outline-ului: heading 1 devine titlu de slide, heading 2 devine primul nivel de lista etc. Daca documentul nu contine stiluri, PowerPoint foloseste indentarea paragrafelor pentru identificarea nivelelor de lista. Cu acelasi rol sunt utilizate caracterele TAB situate la inceputul paragrafelor la importul unui fisier text (.txt) iar slide-ul master al prezentarii curente determina formatul titlurilor.si al textelor.
Este de remarcat ca un document deschis in Microsoft Word poate fi deschis direct in PowerPoint prin comanda Send To din meniul File si selectarea optiunii Microsoft PowerPoint.
Se da comanda Open din meniul File.
In lista Files of type se alege All outlines.
Se alege din lista Name documentul dorit.
In zona outline a prezentarii se selecteaza slide-ul dupa care are loc inserarea.
Se da comanda Slides from Outline din meniul Insert.
Se alege, din dialogul afisat, documentul care contine outline-ul inserat.
Procedura este similara celei de creare a unei prezentari pe baza unui template de proiectare.
Se da comanda New de pe bara de unelte Standard (sau prin succesiunea File - New - fisa General - Blank Presentation) si se alege layout-ul pentru slide-ul titlu.
Se completeaza slide-ul titlu.
Se da comanda New Slide (din meniul Insert) sau se alege Common Tasks (de pe bara de unelte Formatting) si apoi New Slide si se alege planul pentru urmatorul slide.
Se completeaza noul slide.
Se repeta pasii 4 si 5 pana la completarea prezentarii.
Se modifica prezentarea potrivit necesitatilor.
Se salveaza fisierul sub un nume propriu.
Ca si celelalte aplicatii din Microsoft Office, PowerPoint permite utilizarea mai multor tipuri de vizualizari a unei prezentari. In fiecare dintre acestea se efectueaza mai simplu anumite operatiuni cu diapozitivele. Ideea centrala este aceea ca slide-urile prezentarii se creeaza secvential. Fiecare slide poate sa contina diferite obiecte (zone text si grafica), editarea acestora efectuandu-se cu tehnici similare celorlalte aplicatii (Word, Excel) din Microsoft Office. De asemenea, unui slide i se pot fixa atribute privind executia si i se pot atasa efecte grafice si sonore. Ordinea slide-urilor, element de baza al reprezentatiei, se poate modifica oricand in timpul proiectarii sau poate fi fixata dinamic in timpul reprezentatiei prin introducerea unor controale.
Exista trei tipuri de vizualizari dintre care doua, Normal si Slide Sorter, sunt specifice momentului proiectarii prezentarii iar una, Slide Show, momentului reprezentatiei (executiei).
Viziunea Normal este
selectata prin comanda
Outline pane - situat de regula in partea stanga a ecranului, permite organizarea prezentarii la nivel de outline. Se poate procesa prin metodele uzuale in Microsoft Word pentru organizarea listelor ierarhizate. Constituie un mijloc rapid de navigare intre slide-uri. La salvarea ca pagina Web, acest frame contine tabla de materii a prezentarii.
Slide pane - situat in partea dreapta a ecranului, constituie frame-ul in care se editeaza slide-ul curent.
Notes pane - este situat sub Slide pane si permite adaugarea de note la slide-ul curent. Pentru note mai complexe (continand grafica) se va lucra in paginile de note (afisate prin View - Master - Notes master).
In aceasta viziune, initiata prin comanda Slide Sorter din meniul View, sunt prezentate prin miniaturi toate slide-urile prezentarii, ceea ce faciliteaza adaugarea, eliminarea si rearanjarea slide-urilor. Prin selectii multiple se pot fixa parametrii de tranzitie si temporizare pentru grupuri de slide-uri. Se pot de asemenea vedea animatii pe multiple slide-uri selectate prin comanda Animation Preview din meniul Slide Show.
In orice moment al lucrului se poate porni reprezentatia prin selectarea viziunii Slide Show, initiata de comanda sinonima din meniul View (sau unealta corespunzatoare).
Din punctul de vedere al proiectantului, un slide este similar unei pagini dintr-un document Word (analogia este totusi relativa) pe care trebuie sa-l completeze cu anumite informatii si care trebuie sa fie formatat intr-un mod anumit (pentru a pastra unitatea prezentarii). Datorita specificului unei prezentari electronice, informatia trebuie sa fie continuta intr-un spatiu relativ restrans (trecerea la alt slide nu se realizeaza in mod automat) si nu poate fi prea vasta deoarece incarcarea unui slide cu multa informatie reduce receptarea acesteia de catre auditoriu.
Ca ajutor in proiectare, PowerPoint ofera 24 de modele (AutoLayout) de slide-uri. Fiecare asemenea model propune o structura simpla de slide, creata prin studierea necesitatilor practice ale unei prezentari. De exemplu, se propun slide-uri cu text (titluri, liste etc.), slide-uri cu text si diagrame, slide-uri cu text si imagini, slide-uri cu diagrame de organizare etc. Fiecare obiect propus intr-un layout este indicat printr-o rezervare de loc (placeholder), figurata printr-un chenar dreptunghiular punctat, urmand ca utilizatorul sa plaseze efectiv in acel loc un obiect propriu din aceeasi clasa (text in zona text, diagrama in locul rezervat unei diagrame etc.). Acest proces se realizeaza prin dublu-click pe rezervare si raspuns la dialogurile eventuale activate.
Spre deosebire de documentele Word, un slide nu are margini predefinite, obiectele pot fi pozitionate oriunde in raport cu laturile slide-ului. Din acest punct de vedere, slide-ul actioneaza ca o fereastra: din obiectele care nu sunt plasate integral pe slide se vad doar portiunile de pe slide. Pentru alinierea unitara a obiectelor se poate comanda fixarea unor linii de ghidaj care pot juca rolul de margini (comanda Guides din meniul View).
Observatie. Structurile propuse nu sunt definitive, in sensul ca utilizatorul poate sa elimine unele obiecte, poate adauga obiecte proprii etc. Un placeholder poate fi deplasat si/sau redimensionat ca orice alt obiect grafic. Se poate de asemenea alege layout-ul blank pe care nu exista rezervari de locuri.
Crearea unui slide nou:
se selecteaza slide-ul unde are loc inserarea noului slide.
se da comanda New Slide din meniul Insert.
se alege layout-ul dorit din lista propusa de PowerPoint.
Eliminarea unui slide:
se selecteaza slide-ul care se va elimina.
se da comanda Delete Slide din meniul Edit.
pentru eliminarea simultana a mai multor slide-uri se alege Slide sorter view si prin actionarea continua a tastei CTRL se pot selecta slide-uri care nu sunt succesive. Dupa selectia multipla se da comanda Delete Slide.
Navigarea intre slide-uri:
Operatiunile necesare sunt sintetizate in tabelul urmator, functie de viziunea selectata.
|
View |
Actiune |
|
|
In zona slide (slide pane) se navigheaza utilizand bara de defilare verticala. In zona outline se efectueaza click pe numarul slide-ului. |
|
Slide sorter |
Click dublu pe slide-ul vizat. |
|
Slide show |
Prin click dreapta se deschide meniul contextual, se alege comanda Go si apoi Slide Navigator si click dublu pe titlul slide-ului vizat. Daca se cunoaste numarul slide-ului, acesta se tasteaza si se termina cu ENTER. |
Textele sunt obiectele cele mai des intalnite pe un slide. Exista mai multe locuri in care se poate adauga un text pe un slide, atributele fiind totusi diferite dupa locul plasarii textului.
Modul uzual este de a tasta textul direct intr-un placeholder care poate sa contina text.
Un text poate fi adaugat la o forma AutoShape iar daca se doreste inserarea textului in afara unui placeholder sau a unei forme se va insera o caseta de text (butonul Text Box de pe bara de unelte Drawing).
Pentru efecte de text se va plasa un obiect WordArt.
Adaugarea de text intr-o rezervare
Intr-o rezervare de text (titluri, text, liste) se intra prin click in modul de editare si se poate tasta direct textul dorit. Dimensiunea si pozitia rezervarii se poate modifica in mod uzual. Prin modificarea AutoLayout-ului unui slide existent nu se pierde informatia de pe slide.
Ajustari minore ale dimensiunii rezervarii, pentru cuprinderea intregului text introdus, sunt efectuate automat de PowerPoint. In cazul unor texte lungi este totusi nevoie sa se insereze un nou slide pentru continuare.
Textul introdus intr-un placeholder este singurul listat in zona outline si poate fi exportat catre Word.
Adaugarea unei casete de text
Pentru plasarea unui text explicativ oriunde pe slide-ul curent, se va utiliza butonul Text Box de pe bara de unelte Drawing, similar celorlalte aplicatii din Microsoft Office. Acest procedeu este util pentru adaugarea de captari si baloane (callouts) la imagini si tabele. Obiectul inserat poate fi pozitionat in locul dorit si poate fi formatat ca orice alt obiect grafic (chenar, textura, umbrire).
Adaugarea textului la o forma
Dupa click pe o forma (AutoShape) se poate tasta textul dorit. Acest text este atasat formei si se va comporta solidar cu aceasta la deplasari sau rotatii. In acest mod se pot dota slide-urile cu mesaje continute in forme de diferite tipuri (patrate, poligoane cercuri etc.) prin care sa se atraga atentia catre sectiuni ale slide-ului. Textul nu poate fi atasat la linii, conectori si forme libere.
Pentru formatarea textului se pot urma proceduri similare celor din Word, dar apar si operatiuni specifice descrise in continuare. Operatiunile sunt comune pentru forme si pentru casetele de text.
Ajustarea automata a obiectului la text
Se selecteaza obiectul care se ajusteaza.
Se activeaza meniul Format, se alege comanda pentru tipul de obiect selectat - AutoShape sau Text Box - si se activeaza fisa Text Box.
Se marcheaza caseta de control Resize AutoShape to fit text.
Defilarea textului in interiorul obiectului
Se selecteaza obiectul care se ajusteaza.
Se activeaza meniul Format, se alege comanda pentru tipul de obiect selectat - AutoShape sau Text Box - si se activeaza fisa Text Box.
Se marcheaza caseta de control Word wrap text in AutoShape.
Modificarea marginilor in jurul textului din obiect
Se parcurg cele trei etape de la Ajustarea automata a obiectului la text.
Sub Internal margin se fixeaza distantele dintre text si obiect.
Pozitionarea textului intr-un obiect
Se parcurg primele doua etape de la Ajustarea automata a obiectului la text.
In caseta Text anchor point se alege pozitia dorita pentru inceputul textului. Textul se muta in pozitia selectata cu exceptia cazului in care este marcata caseta Resize AutoShape to fit text, caz in care textul nu se repozitioneaza ci se expandeaza in directia opusa a pozitiei selectate.
Adaugarea unui obiect WordArt
Texte care au efecte speciale pot fi inserate ca obiecte WordArt prin comanda Insert WordArt de pe bara de unelte Drawing. Operarea cu acest obiect este comuna tuturor aplicatiilor din Microsoft Office. Obiectul WordArt este totusi un obiect de desen si nu este tratat ca un text: nu apare in zona ouline si nu poate fi verificat prin instrumentul Spelling.
Liste
Procesarea listelor (paragrafe numerotate sau cu buline) este similara celei din Microosft Word. Comanda principala este Bullets and Numbering din meniul Format.
Similar unei pagini de document Word, un slide poate sa contina o zona antet si o zona picior de pagina. De regula, aspectul acestora este fixat in slide-ul master (vezi discutia de la subiectul dedicat obiectelor master), dar poate fi modificat si pentru un slide anumit prin succesiunea
Se da comanda Header and Footer din meniul View.
Pentru adaugarea informatiei la slide-uri se activeaza fisa Slide iar pentru anteturi ale notelor sau extraselor se va selecta fisa Notes and Handouts.
Se selecteaza optiunile dorite.
Se termina operatiunea prin Apply daca informatia se adauga doar slide-ului curent, sau Apply to All daca informatia se aplica tuturor slide-urilor.
Pentru inserarea datei, orei sau numarului de slide se utilizeaza comenzile Date and Time sau Slide Number din meniul Insert.
Observatie. Pentru modificarea pozitiei sau aspectului unui antet/subsol se utilizeaza slide-ul master, iar pentru fixarea originii numerotarii slide-urilor se da comanda Page Setup din meniul File si se da numarul de inceput in Number slides from.
Pentru inceput se prezinta cateva operatii care se efectueaza asupra obiectelor, iar pentru unele obiecte particulare se prezinta doar operatiunile principale. Se poate insa spune ca procesarea obiectelor grafice este comuna tuturor aplicatiilor Office, astfel incat aici doar se intregeste discutia asupra lor.
Este de amintit ca obiectele grafice sunt pozitionate pe layer-ul de desen propriu, astfel incat un obiect poate fi acoperit total sau partial de alte obiecte. In procesarea lor are importanta prin urmare si ordinea in stive de obiecte grafice. Pentru a fi editat, un obiect trebuie sa fie in prealabil selectat, fapt atestat de aparitia manerelor de dimensionare (mici dreptunghiuri care apar pe conturul obiectului).
Selectarea obiectelor
Pentru a selecta un obiect vizibil se urmeaza actiunile din tabelul urmator:
|
Pentru |
Se efectueaza: |
|
Selectarea unui obiect plin (filled) |
Click oriunde pe obiect. Aparitia manerelor de dimensionare este semnalul selectarii obiectului. |
|
Selectarea unui obiect gol (unfilled) |
Click pe chenarul obiectului. |
|
Deselectarea unui obiect. |
Click oriunde in afara obiectului. |
Daca un obiect este acoperit de alte obiecte el poate fi selectat prin apasarea tastei TAB pentru parcurgerea ciclica a obiectelor (sau SHIFT+TAB pentru parcurgerea in sens invers) si oprirea pe obiectul dorit.
Pentru selectarea mai multor obiecte se poate actiona SHIFT si click pe fiecare obiect.
Obiecte duplicate
Pentru a pastra unitatea prezentarii sau pentru a obtine efecte grafice speciale, un obiect poate fi duplicat, noua imagine, cu aceleasi atribute, poate fi repozitionata pe slide dupa necesitate. Este frecventa asezarea obiectelor duplicate sub forma de tablou de imagini sau sub forma de evantai (similar unui pachet desfasurat de carti de joc).
Crearea unui duplicat
Click pe obiectul care se repeta.
Se da comanda Duplicate din meniul Edit. Repetand comanda Duplicate se creeaza succesiv noi copii ale obiectului.
Crearea de duplicate egal spatiate
Se selecteaza obiectul care se copie.
Se da comanda Duplicate din meniul Edit.
Se trage obiectul copie in pozitia dorita.
Se repeta comanda Duplicate.
Observatie. Se poate crea un efect de perspectiva prin scalarea unor obiecte succesive care se suprapun (in evantai). Din meniul Format se da comanda Colors and Lines si se deschide fisa Size. Sub Scale se selecteaza dimensiunea in zonele Height si Width.
Crearea unei imagini in oglinda
Se selecteaza obiectul care se inverseaza.
Se da comanda Duplicate din meniul Edit.
De pe bara Drawing se alege Draw, se puncteaza Rotate or Flip, si apoi click Flip Horizontal sau Flip Vertical (potrivit sensului in care se oglindeste obiectul initial).
Se pozitioneaza obiectul duplicat inversat astfel incat sa se creeze imaginea in oglinda dorita.
Redimensionarea unui obiect
La selectarea unui obiect, acesta apare limitat de un dreptunghi de selectie, dotat in colturi si pe laturi cu manere de dimensionare. Redimensionarea unui obiect se poate face global, specificand procentajele raportate la dimensiunile initiale, sau manual, prin tragerea manerelor.
Daca obiectul este o imagine atunci poate fi 'taiata' (crop) pe laturi, fara ca partile decupate sa fie pierdute (imaginea poate refacuta).
Exista recomandarea ca imaginile sa fie micsoarate sub 50% din dimensiunea initiala atunci cand prezentarea este salvata ca pagina Web.
Taierea marginilor unei imagini
Se selecteaza imaginea.
Se activeaza unealta Crop de pe bara Picture.
Se pozitioneaza unealta pe un maner de dimensionare si se trage in pozitia dorita.
Observatie. Un GIF animat nu se poate micsora prin taierea marginilor.
Gruparea obiectelor
Se selecteaza obiectele care se grupeaza (SHIFT + click pe fiecare imagine)
Se activeaza Draw de pe bara Drawing si se alege Group.
Un grup de obiecte se comporta ca un singur obiect.
Anularea gruparii obiectelor
Se selecteaza grupul care se desface in obiectele componente.
Se activeaza Draw de pe bara Drawing si se alege Ungroup.
Regruparea obiectelor
Se selecteaza orice obiect care a facut parte dintr-un grup.
Se activeaza Draw de pe bara Drawing si se alege Regroup.
Rotirea sau rasturnarea unui obiect
Se poate roti un obiect, o multime de obiecte sau un grup de obiecte. Textul atasat unei forme se comporta la rotire solidar cu aceasta. Rasturnarea unui obiect (obtinandu-se obiectul simetric) se poate efectua orizontal sau vertical. Si aceasta operatiune se poate aplica unui obiect, unei multimi de obiecte sau unui grup.
Anumite imagini importate, create in alte aplicatii, grafice sau diagrame organizationale nu pot fi totusi rotite sau simetrizate.
Rotirea unui obiect
Se selecteaza obiectul
Se activeaza unealta Free Rotatede pe bara Drawing.
Se trage un colt al obiectului in sensul de rotire dorit.
Un click in afara obiectului termina operatia si obiectul se fixeaza in pozitia in care se afla.
Prin apasarea simultana a tastei SHIFT, obiectul se roteste cu unghiuri de 15 grade prin unealta Free Rotate.
Prin apasarea simultana a tastei CTRL, obiectul se roteste in jurul manerului opus celui care se trage prin unealta Free Rotate.
Rasturnarea unui obiect
Se selecteaza obiectul care se rastoarna, obtinandu-se obiectul simetric.
Pe bara Drawing se activeaza Draw, se puncteaza Rotate or Flip si dupa aceea Flip Horizontal sau Flip Vertical, dupa sensul in care se doreste rasturnarea imaginii.
Stiva de obiecte
Pe masura ce obiectele sunt adaugate pe un slide, se formeaza o stiva prin suprapunerea straturilor individuale ale obiectelor. Stiva se poate distinge doar daca obiectele nu se acopera complet unele pe altele. In cazul acoperirii unui obiect, selectarea acestuia nu mai este posibila prin simplu click (obiectul devine invizibil). Prin apasarea tastei TAB (sau SHIFT+TAB) se pot selecta circular obiectele din stiva, indiferent de faptul ca sunt sau nu vizibile.
Datorita organizarii in stiva, ordinea in stiva, asa‑zisa ordine z, este un atribut important al unui obiect. Ordinea in stiva poate fi modificata prin comenzi adecvate.
Aducerea obiectului in fata stivei
Se selecteaza obiectul care se muta in stiva. Daca obiectul este ascuns se actioneaza TAB sau SHIFT+TAB pana este selectat.
Pe bara Drawing se activeaza Draw, se puncteaza Order si dupa aceea Bring to Front.
Trimiterea obiectului la baza stivei
Se selecteaza obiectul care se muta.
Pe bara Drawing se activeaza Draw, se puncteaza Order si dupa aceea Send to Back.
Mutarea obiecctului cu un pas in fata
Se selecteaza obiectul care se muta.
Pe bara Drawing se activeaza Draw, se puncteaza Order si dupa aceea Bring Forward.
Mutarea obiectului cu un pas in spate
Se selecteaza obiectul care se muta.
Pe bara Drawing se activeaza Draw, se puncteaza Order si dupa aceea Send Backward
Alinierea si aranjarea obiectelor
Un aspect grafic mai bun este obtinut atunci cand obiectele sunt aliniate, cel putin acelea care sunt grupate din punct de vedere logic. Exista mai multe moduri de aliniere:
- alinierea intre obiecte (dupa marginea de jos, dupa marginea de sus etc.),
- alinierea in raport cu slide-ul,
- alinierea dupa linii de ghidaj sau grila.
Pe langa aliniere, obiectele pot fi distribuite la distante egale intre ele sau in relatie cu intregul slide.
Alinierea obiectelor
Se selecteaza obiectele care se aliniaza.
Pe bara Drawing se activeaza Draw si apoi Align or Distribute. Se alege optiunea de aliniere dorita.
Pentru alinierea cu alte obiecte trebuie ca optiunea Relative to Slide sa nu fie selectata. Daca optiunea este selectata in meniul Align or Distribute afisat la pasul 2, atunci se anuleaza marcajul prin click si se repeta pasul 2.
Pentru alinierea la slide trebuie ca optiunea Relative to Slide sa fie selectata.
Aranjarea obiectelor la distante egale unele de altele
Se selecteaza obiectele care se distribuie.
Daca distribuirea este in raport cu obiectele selectate, atunci se vor selecta cel putin trei obiecte.
Pe bara Drawing se activeaza Draw si apoi Align or Distribute. Pentru aranjarea obiectelor la distante egale, se selecteaza Distribute Horizontally sau Distribute Vertically.
Daca aranjarea se efectueaza in functie de slide, se va marca in prealabil caseta de control Relative to Slide (caz in care se va repeta eventual pasul 2).
PowerPoint dispune de un set de forme predefinite care pot fi utilizate in prezentari prin intermediul barei de unelte Drawing. O forma plasata pe un slide poate fi redimensionata, rotita, inversata etc. Unele dintre forme pot fi modificate/deformate prin actionarea manerelor de modificare. Meniul AutoShapes de pe bara de unelte Drawing contine mai multe categorii de forme: linii, conectori, forme geometrice, stele si steaguri, baloane de dialog.
La formele care permit acest lucru se poate adauga text prin simpla selectare a formei si tastare. Textul atasat devine parte componenta a formei si se comporta solidar cu aceasta la rotatii.
Aspectul geometric al formei este un atribut al obiectului, ceea ce permite selectarea unui alt aspect, fara pierderea celorlalte atribute (daca acest lucru este posibil).
Inserarea unei forme
Pe bara Drawing se deschide meniul AutoShapes, se puncteaza o categorie si se alege forma dorita din acea categorie.
Pentru a insera forma cu o dimensiune predefinita este suficient sa se efectueze un click pe slide. Pentru a insera forma cu o alta dimensiune se trage forma la dimensiunea dorita iar daca se doreste pastrarea raportului inaltime-latime a formei se actioneazatasta SHIFT simultan cu dragarea.
Schimbarea unei forme in alta
Se selecteaza forma care se modifica.
Pe bara Drawing se deschide Draw, se puncteaza Change AutoShape, se alege o categorie si noul aspect al formei.
Obiectele grafice pot fi unite pe un slide prin linii conectoare (o categorie aparte de AutoShapes). Acestea sunt de trei tipuri: frepte, poligonale si curbe. PowerPoint gestioneaza conectorii prin aceea ca mutarea obiectelor conectate pastreaza legaturile stabilite, utilizatorul putand sa modifice la randul sau aspectul conectorilor (daca tipul selectat are manere de ajustare) sau sa deplaseze legaturile la alte obiecte.
Prin deplasarea extremitatii unui conector, acesta se detaseaza de obiect si poate fi legat in alta parte. Prin tragerea mijlocului unei linii conectoare se detaseaza ambele extremitati.
Pentru o corecta stabilire a legaturilor logice dintre obiecte se va urmari ca liniile conectoare sa nu se intretaie intre ele sau cu alte obiecte.
Adaugarea unui conector
Din bara de unelte Drawing, se deschide AutoShapes, apoi Connectors si click pe tipul de conector dorit.
Se puncteaza locul unde se ataseaza conectorul (locurile unde se poate efectua conectarea sunt reprezentate grafic prin patratele albastre.
Se face click pe primul loc de conectare, se puncteaza celalalt obiect si click pe al doilea punct de conectare. Conectorii blocati sau atasati apar ca patrate rosii, cei neblocati apar ca patrate verzi.
Mutarea unei linii conectoare
Prin tragerea unei extremitati a liniei conectoare se poate atasa unui alt obiect. Pentru anularea blocarii automate intr-un loc de conectare, se va actiona simultan tasta ALT, extremitatea dragata poate fi plasata oriunde pe un obiect, dar nu se va considera conectata si gestionata de aplicatie.
Rearanjarea liniilor conectoare
Se selecteaza unul dintre obiectele conectate.
De pe bara Drawing, click Draw si Reroute Connectors.
Se realizeaza o repozitionare automata a liniilor conectoare astfel incat sa fie pe distantele cele mai scurte intre obiecte. Prin selectarea doar a anumitor linii, comanda Reroute Connectors se aplica doar liniilor selectate.
Pentru inserarea unei imagini intr‑o rezervare dedicata se efectueaza dublu-click pe placeholder‑ul respectiv si se raspunde la dialogul care apare.
Pentru inserarea imaginii pe un slide, in afara unei rezervari, se parcurg etapele, similare celor din alte aplicatii Office.
Se activeaza slide-ul unde are loc pozitionarea imaginii.
Din meniul Insert se da comanda Picture si se alege From File.
Se identifica folderul si fisierul care contine imaginea.
Pentru scufundarea imaginii in prezentare se alege optiunea Insert, iar pentru stabilirea unei legaturi la imagine se alege Link to File (din lista ascunsa Insert). In ultimul caz, trebuie avut in vedere ca la livrarea prezentarii se va distribui si fisierul imagine.
Observatie. Pentru adaugarea imaginii la notitele vorbitorului se va deschide mai intai pagina de note prin Notes Page din meniul View.
Se activeaza slide-ul unde are loc inserarea
Pentru inserarea animatiei din Clip Gallery se activeaza Insert Clip Art de pe bara Drawing si fisa Motion Clips. Se alege imaginea animata dorita si se da comanda Insert Clip din meniul aparut.
Pentru inserarea imaginii animate dintr-un fisier se urmeaza procedura de la inserarea imaginilor.
Observatii. Animatia nu este vizibila decat in momentul reprezentatiei sau daca prezentarea este publicata in Web. Editarea imaginilor animate se va efectua in programul care le-a creat si nu este utilizabila bara de unelte Picture pentru chenare, texturi etc.
Adaugarea unui tabel pe un slide se poate efectua printr‑o procedura similara celor din alte aplicatii Office, desi nu procedurile de formatare nu au aceeasi complexitate. Pentru un tabel complex este indicat sa se utilizeze procedura de inserare a unui tabel Word.
Exista si un model de slide predefinit care include o rezervare de tabel. Pentru utilizarea lui se deschide meniul Format, se da comanda Slide Layout si se alege layout‑ul Table si se da comanda Apply.
Crearea unui tabel simplu
Se da comanda Insert Table din bara de unelte Standard.
Se fixeaza prin tragere pe meniul afisat numarul de linii si de coloane.
Se completeaza tabelul cu informatiile necesare.
Crearea unui tabel complex
Daca bara de unelte Tables and Borders nu este afisata se activeaza butonul Tables and Borders de pe bara de unelte Standard.
Dupa afisarea barei de unelte Tables and Borders se da comanda Draw Table.
Pointerul se schimba intr‑un creion, utilizat pentru desenarea liniaturii tabelului.
Pentru definirea chenarului exterior al tabelului se trage pointerul dintr‑un colt pana in coltul opus. Liniile interioare se trag cu creionul in pozitiile dorite.
Pentru eliminarea unei linii se utilizeaza unealta Eraser (reprezentata printr‑o radiera) prin activare si trecerea peste linie.
Dupa desenarea liniaturii, prin click intr‑o celula se poate tasta informatia dorita.
Inserarea si editarea unui tabel Word
Se activeaza slide-ul unde se insereaza tabelul Word.
Se da comanda Picture din meniul Insert si se alege Microsoft Word Table.
Se fixeaza numarul de linii si de coloane si se da OK.
Se completeaza tabelul cu informatiile dorite, utilizandu‑se uneltele si meniurile Word afisate.
Pentru intoarcerea la PowerPoint este suficient un click in afara zonei tabelului.
Pentru editare se activeaza obiectul tabel prin dublu click in zona tabelului.
Pentu prezentarea datelor numerice, diagramele constituie o optiune frecventa datorita eficientei cu care se pot transmite informatii intr‑o forma atractiva si condensata. O diagrama este inserata intr‑un slide ca un obiect, activarea acestuia producand initierea aplicatiei Microsoft Graph sau Excel, in care se creeaza sau editeaza datele si aspectul diagramei.
Inserarea unei diagrame se realizeaza fie prin alegerea unui model de slide care contine o rezervare de diagrama, fie prin comanda de inserare a unui obiect de tip diagrama.
Multe notiuni sunt comune tuturor aplicatiilor Office si nu mai sunt reluate aici.
Crearea unei diagrame
Se executa un click dublu pe un placeholder de diagrama sau se activeaza unealta Insert Chart.
Se activeaza Microsoft Graph care afiseaza o diagrama si tabelul de date asociat, asa‑zisul datasheet. Acesta contine informatii date ca exemplu, pe care utilizatorul trebuie sa le inlocuiasca cu informatiile proprii, operand similar ca intr‑o foaie Excel.
Operarea asupra diagramei se efectueaza ca in diagramele Excel: click pe un element al diagramei produce selectarea elementului, dublu click afiseaza dialogul de editare al elementului selectat, se pot utiliza meniurile contextuale etc.
Pentru revenirea la PowerPoint se executa un click in afara zonei diagramei create.
Inserarea unei diagrame Microsoft Excel
Se activeaza slide-ul unde are loc inserarea.
Se da comanda Object din meniul Insert.
Pentru crearea unei diagrame noi se alege Create new
si Microsoft Excel Chart.
Pentru inserarea unei diagrame deja existente se alege Create from file si se precizeaza
numele fisierului.
Pentru editarea diagramei se utilizeaza uneltele si meniurile din Microsoft Excel, care devin accesibile.
Pentru revenirea in PowerPoint este suficient un click in afara zonei diagramei.
Precizarea datelor reprezentate intr‑o diagrama
La o diagrama Microsoft Graph datele se trec direct in datasheet‑ul asociat sau se aduc prin copiere din alte documente. De exemplu, datele unui tabel dintr‑un document Word se copie si se alipesc apoi la datasheet.
Pentru o diagrama Microsoft Excel, datele se trec in foaia de calcul si apoi se copie si se alipesc la diagrama.
Schimbarea textului si datelor dintr‑o diagrama
Valorile si textul dintr‑o diagrama sunt legate de foaia de calcul sau datasheet-ul diagramei. Modificarea acestora este reflectata automat in diagrama. Editarea textelor direct pe diagrama (etichete, serii de date, legenda etc.) produce ruperea legaturilor.
In PowerPoint se intra in editarea unei diagrame prin click dublu pe diagrama respectiva.
Intr‑o diagrama Microsoft Graph se activeaza foaia de date (datasheet).
In Microsoft Excel chart se activeaza foaia de calcul care contine datele reprezentate.
Pentru modificarea unei celule se activeaza celula prin click si se efectueaza modificarile dorite. Se termina prin ENTER.
Daca se lucreaza in Microsoft si se doreste ca diagrama modificata sa fie afisata in PowerPoint se va termina cu activarea foii care contine diagrama.
Intoarcerea la PowerPoint se obtine printr-un click in afara zonei diagramei.
Importul datelor sau diagramei din Microsoft Excel
Datele importate pot sa aiba pana la 4000 de linii si 4000 de coloane, dar nu mai mult de 255 de serii de date.
Se activeaza foaia de date (datasheet).
Pentru a importa datele din foaia Microsoft Excel intr‑o celula diferita de prima, se va selecta in datasheet celula de unde incepe scrierea datelor din foaia Excel.
Se da comanda Import File din meniul Edit.
In zona Look in se va selecta drive-ul, folder-ul sau locatia fisierului. Pentru ca fiserul sa fie vizibil trebuie sa se indice corect tipul fisierului in caseta Files of type, *.xls pentru fisiere Excel.
Dublu click pe fisierul dorit.
Daca fiserul selectat este un caiet Microsoft Excel, creat in versiunea 5.0 sau ulterioara, se va selecta foaia de calcul dorita (numai o singura foaie poate fi importata).
Pentru importarea tuturor datelor din foaie se va selecta Entire sheet sub Import.
Importul partial de date este posibil prin selectarea
Daca in pasul 2 s‑a selectat o celula, se va anula marcajul Overwrite existing cells.
PowerPoint este proiectat astfel incat sa asigure o aparenta consistenta unei prezentari. Exista in acest sens patru cai de control al aspectului prezentarii - sabloane de prezentare (design templates), obiecte master, scheme de culori si modele de slide‑uri.(slide layouts).
Un sablon de proiectare contine scheme de culori, slide-ul master si titlul master, fonturi, toate avand un aspect comun. Atunci cand unei prezentari i se aplica un sablon de proiectare, slide-il master, titlul master si schema de culori a sablonilui inlocuiesc obiectele corespunzatoare ale prezentarii, slide-urile prezentarii obtinand un aspect comun, specific sablonului.
PowerPoint dispune de un set de sabloane proiectate profesionist (sunt considerate aspecte estetice, psihologice etc.) si, in plus, utilizatorul poate sa‑si creeze propriile sabloane.
Crearea unui sablon de proiectare
Se deschide o prezentare existenta sau se utilizeaza un sablon existent ca baza a noului sablon. Se poate deschide o prezentare vida pentru a crea totul de la inceput.
Se modifica prezentarea/sablonul.
Se dacomanda Save As din meniul File.
In zona File name se da numele noului sablon.
In lista Save as type se alege Design Template.
Noul sablon se poate salva in intr-un folder destinat sabloanelor proprii sau in folderul Presentation Designs, care contine si sabloanele predefinite.
Aplicarea unui sablon de proiectare diferit
Se deschide prezentarea care se modifica.
De pe bara Formatting, click Common Tasks si apoi Apply Design Template.
Se localizeaza si selecteaza sablonul dorit, sau orice prezentare care are aspectul dorit si se da Apply.
Schimbarea formatului implicit al unei prezentari vide
Prin crearea unui stil propriu de proiectare, este util uneori sa se modifice formatul implicit al unei prezentari vide (blank presentation). Se poate utiliza astfel o schema proprie de culori, sau include pe fiecare slide emblema companiei etc.
Se deschide o prezentare existenta sau se creeaza una noua.
Se modifica prezentarea prin includerea elementelor dorite.
Se da comanda Save As din meniul File.
In zona Save as type se alege Design Template.
In File name se tasteaza Blank Presentation si apoi se da comanda Save.
Se raspunde cu Yes in dialogul eventual pentru confirmarea inlocuirii prezentarii vide existente.
Slide-ul master controleaza formatul si pozitionarea titlurilor si textelor care se pozitioneaza pe un slide. Titlul master controleaza formatul slide-ului titlu (de regula primul slide al prezentarii, si slide-urilor titlu din prezentare (de regula titlurile de sectiuni ale prezentarii). Pe elementele master se pot pozitiona si elemente grafice, care vor fi prezente pe toate slide-urile prezentarii iar orice modificare a masterului se va reflecta in celelalte slide-uri.
Este totusi posibil ca un anumit slide al prezentarii sa fie formatat diferit fata de master, daca necesitatile prezentarii o cer, acest fapt neinfluentand masterul (si astfel celelalte slide-uri).
Slide-ul master
Elementele formatate prin slide-ul master sunt texte (font, dimensiunea caracterelor, culoare), tipul de numerotare pentru liste, fundalul, umbririle.
Slide-ul master contine rezervari pentru text, anteturi si picioare de slide-uri: data, ora, numarul diapozitivului. Modiifcarile de format ale textelor din rezervarile dedicate se vor reflecta pe toate celelalte slide-uri.
Slide-ul master se va utiliza pentru formatari globale cum ar fi: adaugarea unei imagini (logo-ul companiei), modificarea fundalului, redimensionarea rezervarilor, modificarea fonturilor. Se pot adauga si casete noi de text, acestea vor aparea pe fiecare slide, dar nu vor fi gestionate precum o rezervare de text.
Titlul master
Pentru un aspect diferit al slide-urilor titlu, cele create dupa modelul Title Slide, se va modiifca titlul master. Intr-o prezentare se pot formata titlurile incat sa se diferentieze de celelalte diapozitive.
Lucrul cu titlul master se va efectua totusi dupa ce s-a formatat slide-ul master, care influenteaza inclusiv titlul master.
Modificarea elementelor master
Din meniul View se puncteza Master si click pe Slide Master sau Title Master, dupa elementul care se modifica.
Se efectueaza modificarile dorite.
De pe bara Master se da Close, sau se revine prin meniul View la slide-uri.
Aplicarea sau revenirea la formatul master implicit
Se deschide prezentarea careia i se aplica procedura.
Din meniul Format se da comanda Apply Design Template.
Se selecteaza sablonul utilizat in prezentare si se da comanda Apply.
Observatie. Obiectele adaugate de utilizator pe slide-ul master nu se vor elimina prin aplicarea template-ului de proiectare.
Modificarea unui slide incat sa difere de master
In general, orice element de pe un slide, aflat sub controlul slide-ului master, poate fi formatat local. Meniul Format contine comenzile necesare (de exemplu Slide Color Scheme). Terminarea dialogurilor de formatare se va termina insa cu Apply, caz in care modificare are loc doar pe slide-ul curent, si nu Apply All, caz in care modiifcarile vor avea loc pe toate slide-urile.
O schemade culori este o multime de opt culori asortate desemnate drept culorile principale ale unei prezentari: text, fundal, texturi, diagrame etc. Fiecare culoare din schema este utilizata automat pentru un element diferit al slide-ului.
Se poate alege o schema de culori pentru un slide sau pentru intreaga prezentare. Un sablon de proiectare dispune de un set de scheme de culori, care se potrivesc sablonului, alegerea unei alte scheme pastrand armonizarea generala.
Schimbarea schemei de culori
Se selecteaza, in sorter view, slide-urile carora li se aplica noua schema.
Se da comanda Slide Color Scheme din meniul Format.
Se alege noua schema de culori din fisa Standard si se da comanda Apply.
La aplicarea noii scheme, culorile se inlocuiesc dupa ordinea din schema, toate obiectele care aveau o aceeasi culoare ramanand colorate la fel in noua schema.
Utilizarea culorilor care nu apartin schemei
Daca se utilizeaza o culoare care nu apartine schemei curente, lucru posibil prin optiunile de formatare uzuale, noua culoare este adaugata automat la meniurile de culori pentru texte, buline, fundal si linii. Culorile adaugate apar sub cele opt culori ale schemei, intr-o lista circulara de opt elemente, si raman disponibile chiar daca se alege o alta schema de culori.
Crearea/modificarea unei scheme de culori
Se da comanda Slide Color Scheme din meniul Format si se activeaza fisa Standard.
Se alege o schema de culori apropiata de schema dorita si se activeaza fisa Custom.
Sub Scheme colors se alege culoarea dorita dupa care se da comanda Change Color.
Click pe fisa Standard pentru a selecta din paleta de culori sau click pe fisa Custom pentru a mixa propriile culori.
In Standard color palette, click pe culoarea dorita si apoi OK.
In Custom color palette se trage cursorul cruce pentru selectarea culorii si se trage bara de scroll pentru ajustarea luminozitatii, dupa care OK.
Se repeta procesul pentru fiecare culoare care se modifica.
Pentru salvarea schemei de culori cu prezentarea se da click pe Add as Standard Scheme.
Pentru aplicarea doar la slide-ul curent se da Apply, iar pentru aplicarea la toate slide-urile se da Apply to All.
Aplicarea schemei de culori de pe un slide la alt slide
Unealta Format Painter, utilizata in sorter view, permite copierea schemei de culori. Operatiunea este posibila si intre slide-uri din prezentari diferite prin deschiderea ambelor prezentari, comanda Arrange All din meniul Window si utilizarea uneltei Format Painter.
Eliminarea unei scheme de culori
Din meniul Format menu se da comanda Slide Color Scheme.
In fisa Standard se selecteaza schema de culori care se elimina si se actioneaza Delete Scheme.
Similar actiunilor de verificare a scrierii, PowerPoint verifica prezentarea pentru consistenta si stil si marcheaza problemele de pe un slide printr‑un bec aprins. Acesta este vizibil doar daca este activat Office Assistant‑ul (Show the Office Assistant din meniul Help).
Utilizatorul poate sa ignore erorile semnalate si sa precizeze elementele care sunt supuse verificarii.
Se deschide prezentarea care se verifica.
Se executa un click pe becul aprins si apoi se alege optiunea dorita.
Pentru modificare optiunilor verificarii se alege din lista Change style checker options for all presentations. Se aleg sau se modifica optiunile dorite pe fisele Case and End Punctuation sau Visual Clarity. Prin activarea optiunii Defaults se revine la parametrii impliciti.
Slide-urile pot fi insotite de note, necesare atat pentru notarea de catre prezentator a ideilor importante care explica diapozitivul, cat si pentru a fi oferite audientei ca puncte de ajutor in intelegerea materialului prezentat. In cazul salvarii prezentarii ca pagina Web, notele pot oferi cititorilor ideile care, de regula sunt prezentate oral.
Notele pot fi tiparite impreuna cu slide-urile.
Prin extrase intelegem foi tiparite care contin imaginile slide-urilor (doua, trei, patru, sase sau noua pe o pagina), foi distribuite. Extrasele nu contin si notele atasate diapozitivelor.
Atat notele cat si extrasele au elemente master, unde se pot adauga informatii care vor aparea pe fiecare pagina: forme desenate, anteturi etc. Elementele grafice de pe masterul notelor nu apar totusi in zona Notes a diapozitivului (in timpul proiectarii) sau in versiunea Web, vizibilitatea lor este redusa la viziunea notes page si la tiparire.
Notele si extrasele pot fi exportate catre Microsoft Word cu scopul imbunatatirii aspectului sau pentru a fi incluse intr‑un document mai complex.
Se activeaza zona notelor (notes pane) si se tasteaza informatiile atasate slide-ului curent. Zona poate fi marita prin tragerea limitelor ei.
Se utilizeaza zona outline pentru navigarea catre un alt diapozitiv unde se ataseaza note.
Pentru adaugarea unor obiecte de desen sau imagini la note se da comanda Notes Page din meniul View, si se lucreaza in pagina afisata. Obiectele adaugate nu se vad in notes pane, dar apar la tiparire.
In meniul View se puncteaza Master si se alege Notes Master.
Se redimensioneaza sau modifica locatia imaginii slide-ului sau a casetei de note.
Se adauga obiectele dorite: arta, text, antet/picior de pagina, data, ora etc.
Elementele adaugate vor fi incluse pe paginile tiparite.
Revenirea se face prin Close de pe bara de unelte Master.
In meniul View se puncteaza Master si se alege Handout Master. Pentru vizualizarea modelului dorit se actioneaza butoanele de pe bara de unelte Handout Master.
Se adauga obiectele dorite: arta, text, antet/picior de pagina, data, ora etc. Elementele adaugate apar doar pe extrase si nu modifica slide-ul master.
Se da comanda Close din bara de unelte Master.
Din meniul File se da comanda Print.
In zona Print what se alege Handouts.
In zona Slides per page se fixeaza numarul de slide-uri tiparite pe o foaie. Daca se alege un numar de 4, 6 sau 9 slide-uri pe o pagina, ordinea de tiparire se fixeaza prin Horizontal sau Vertical. Orientarea paginii se poate fixa prin Page Setup din meniul File si Landscape, sau Portrait, sub Notes, handouts & outline.
In meniul File se puncteaza Send To si se alege Microsoft Word.
Se aleg optiunile dorite. Pentru rezultate mai bune la tiparirea din Word, exista recomandarea de alege a optiunii Grayscale Preview inainte de trimitere.
In aceasta sectiune sunt prezentate tehnicile prin care se ataseaza slide-urilor elementele de actiune vizibile doar in timpul reprezentatiei. Desi partea importanta a unei prezentari electronice este formata din informatia transmisa, modul de prezentare nu trebuie neglijat. O prezentare estetica, cu evidentierea elementelor principale, cu un ritm adecvat si cu includerea elementelor multimedia poate sa produca un efect accentuat asupra audientei si o transmitere eficienta a informatiilor dorite.
Elementele prezentate in continuare sunt asociate slide-urilor si obiectelor in timpul proiectarii diapozitivelor dar actiunea lor este vizibila doar in timpul reprezentatiei. Sunt incluse aici animarea obiectelor, includerea de elemente multimedia, stabilirea ritmului show-ului si modul de tranzitie a slide-urilor.
Se pot anima obiecte ca text, grafica, sunete, filme, diagrame si altele, astfel incat sa se puncteze elementele principale, sa se controleze fluxul informational si sa adauge atractivitate prezentarii. Se poate fixa modul in care apar obiectele pe slide si modificarea aspectului acestor obiecte. Animatia este controlata ca ordine si timp.
In viziunea normala se afiseaza slide-ul pe care se proiecteaza animarea unor elemente.
In meniul Slide Show se da Custom Animation si se activeaza fisa Effects. Daca se animeaza o diagrama, se va activa fisa Chart Effects.
Sub Check to animate slide objects se selecteaza obiectele de pe slide pentru care se defineste animarea.
Sub Entry animation and sound si Introduce text (daca se animeaza text) se aleg parametrii animatiei. Pentru ajutor pentru o optiune se poate activa unealta reprezentata ca un semn de intrebare si apoi click pe obiect.
Se repeta pasii 3 si 4 pentru orice obiect care se prelucreaza.
Se activeaza fisa Order and Timing.
Pentru a modifica ordinea in care sunt animate obiectele, se selecteaza obiectul care trebuie sa se animeze la alt moment in lista Animation order si prin actionarea sagetilor se muta obiectul in lista care defineste ordinea.
Pentru fixarea ritmului se selecteaza obiectul si dupa care:
Pentru pornirea animatiei la click pe obiect se alege On mouse click.
Pentru pornirea animatiei in mod automat se alege Automatically si se fixeaza numarul de secunde de la animatia precedenta.
Pentru vizualizarea animatiei se da comanda Preview.
Observatie. Un mod rapid de creare a unei animatii este acela in care se selecteaza obiectele dorite se deschide meniul Slide Show, se puncteaza Preset Animation si se alege optiunea dorita.
Se afiseaza slide-ul in care se modifica animatia.
Din meniul Slide Show se da comanda Custom Animation.
In lista Check to animate slide objects se selecteaza obiectul a carui animatie se modifica. Pentru eliminarea animatiei unui obiect se anuleaza marcajul din caseta de control a obiectului.
In fisele Effects and Order si Timing se efectueaza modificarile dorite.
Se repeta pasii 3 si 4 pentru fiecare obiect dorit.
Vizualizarea modificarilor se obtine prin Preview.
Elementele diagramelor create cu Microsoft Graph si Microsoft Excel pot fi animate prin procedura urmatoare.
Se selecteaza diagrama ale carei elemente se animeaza.
In meniul Slide Show se da comanda Custom Animation si se activeaza fisa Chart Effects.
Sub Introduce chart elements se selecteaza modul in care se animeaza diagrama. Optiunile existente depind de tipul diagramei selectate.
Sub Entry animation and sound se aleg optiunile dorite.
Se activeaza fisa Order and Timing.
Pentru modificarea ordinii in care are loc animarea diagramei, se selecteaza diagrama sub Animation order si prin sageti se duce la locul dorit.
Pentru fixarea tempo-ului se alege On mouse click pentru pornirea animatiei la click pe obiect, iar pentru animarea automata se alege Automatically, timpul in secunde fixat fiind lasat atat de la precedenta animatie, cat si intre animatiile elementelor diagramei.
Se afiseaza slide-ul care se vizualizeaza
In meniul Slide Show se da comanda Animation Preview.
Tranzitia si animatiile se vad intr‑o fereastra separata, Animation Preview. Pentru a revedea animatiile se efectueaza un click pe fereastra respectiva. Selectarea prealabila a mai multor slide-uri, in sorter view, duce la vizualizarea tranzitiilor si animatiilor tuturor slide-urilor selectate.
Sunetele, muzica si video-clip-urile sunt inserate ca obiecte Microsoft PowerPoint. Daca PowerPoint nu suporta un anumit tip particular de media, atunci se va utiliza Media Player pentru executia respectivului obiect. Se va da comanda Object din meniul Insert si se va alege Media Clip. Metoda utilizeaza Media Player (instalata in Windows 95) pentru executia sunetelor si video‑urilor. Media Player executa fisiere multimedia si controleaza unitati cum ar fi compact disc-ul si video disc-ul.
Clip-urile muzicale sau video sunt inserate pe un slide in locurile unde se doreste executarea lor in timpul reprezentatiei. Initierea executiei este controlata de comanda Action Settings de pe meniul Slide Show. Unui clip i se pot adauga efecte de animatie prin comanda Custom Animation din meniul Slide Show.
Este evident ca pentru executia unui clip muzical trebuie sa existe pe calculator o cartela de sunet si difuzoare (se vor verifica pentru setarile curente Multimedia si Sounds in Control Panel). Exista si posibilitatea ca reprezentatia sa fie insotita de inregistrari de sunet si voce efectuate de utilizator.
Se activeaza slide-ul unde are loc inserarea.
Se da comanda Movies and Sounds din meniul Insert.
Pentru inserarea unui sunet din Clip Gallery, click Sound from Gallery, urmata de localizarea fisierului dorit. Pentru inserarea unui sunet din alta locatie, click pe Sound from File urmata de localizarea fisierului. Pe slide apare o icoana de sunet.
Dupa inserare este afisat un mesaj la care se raspunde cu Yes daca se doreste executia automata a clip-ului la afisarea slide-ului, sau cu No daca executia are loc la click pe icoana asociata clip-ului.
Pentru verificarea sunetului in normal view este suficient un dublu click pe icoana asociata.
Pentru modificarea parametrilor de executie a fisierului sunet se urmeaza procedura urmatoare.
Se selecteaza icoana asociata obiectului sunet sau video.
Din meniul Slide Show se deschide Custom Animation cu fisa Multimedia Settings.
Se aleg optiunile dorite si se pot vedea optiuni suplimentare prin More Options.
Animatia poate fi fixata in mod similar oricarui alt obiect.
Se activeaza slide-ul unde are loc adaugarea unui video clip.
Se da comanda Movies and Sounds de pe meniul Insert.
Pentru inserarea unui video din Clip Gallery se alege Movie from Gallery, urmata de localizarea video-ului. Pentru inserarea unui clip din alta locatie se da Movie from File.
Initierea executiei video-clip-ului este determinata prin raspunsul Yes/No la mesajul afisat.
Verificarea executiei se face in normal view prin click dublu pe icoana asociata.
Parametrii executiei se modifica prin procedura descrisa la adaugarea de sunete.
Se activeaza slide-ul unde se asociaza melodia de pe un CD audio.
Din meniul Insert se puncteaza Movies and Sounds si se alege Play CD Audio Track.
Se selecteaza pista si optiunile de timp si se da OK.
Pe slide apare o icoana simbolizand un CD.
La mesajul afisat se raspunde cu Yes pentru pornirea CD-ului automat la afisarea slide-ului, sau cu No daca pornirea are loc, la reprezentatie, prin click pe icoana asociata.
Verificarea se obtine prin click dublu pe icoana asociata CD-ului. Parametrii executiei se modifica prin procedura descrisa la adaugarea de sunete.
Trecerea de la un slide la altul in timpul reprezentatiei are doua aspecte: - efectul grafic utilizat atunci cand noul slide il inlocuieste pe cel precedent si - timpul scurs de la afisarea precedentului slide pana la afisarea celui nou. Primul aspect este cunoscut sub numele de tranzitie a slide-ului, al doilea fiind referit prin timing.
In viziune slide sau slide sorter se selecteaza diapozitivele la care se adauga un efect de tranzitie.
In meniul Slide Show se da comanda Slide Transition.
In zona Effect se alege tipul de tranzitie si se aleg optiunile dorite.
Pentru aplicarea tipului de tranzitie ales la slide-urile selectate se da comanda Apply iar pentru aplicarea la toate slide-urile prezentarii se da Apply to All.
Se repeta procesul pentru fiecare slide la care se adauga un efect de tranzitie.
Pentru vizualizarea modificarilor efectuate se da comanda Animation Preview de pe meniul Slide Show.
Timpul cat un slide ramane afisat, pana la afisarea slide-ului urmator, se poate fixa
- manual pentru fiecare slide sau grup de slide-uri, sau
- in cursul unei repetitii, caz in care timpii se inregistreaza automat in functie de ritmul pe care prezentatorul il impune prezentarii.
Fixarea manuala a timpilor
In normal view sau sorter view se selecteaza slide-ul sau slide-urile pentru care se fixeaza timpul de afisare.
Se da comanda Slide Transition din meniul Slide Show.
Sub Advance se alege Automatically after si se trece numarul de secunde dorit pentru afisarea fiecaruia dintre slide-urile selectate.
Pentru aplicarea timpului stabilit la toate slide-urile selectate se actioneaza Apply iar pentru aplicarea la toate slide-urile prezentarii se actioneaza Apply to All.
Se repeta procesul pentru fiecare slide sau grup de slide-uri, timpii stabiliti pot fi diferiti de la un grup la altul.
Pentru verificarea temporizarii se va intra in viziunea Slide Show (prin unealta dedicata sau prin meniul View).
Observatii. Daca se doreste ca urmatorul slide sa apara fie la click cu mouse-ul, fie dupa un numar fixat de secunde, se vor marca atat On mouse click, cat si Automatically after.
Intr‑o prezentare care dispune de butoane de navigare intre slide-uri se pot anula marcajele On mouse click si Automatically after.
Fixarea timpilor in timpul repetitiei
Din meniul Slide Show se da comanda Rehearse Timings pentru a porni reprezentatia in modul repetitie.
Se trece la slide-ul urmator, prin actionarea butonului de avansare, atunci cand se termina explicatia verbala care insoteste diapozitivul. Timpul de afisare al slide-ului este inregistrat in mod automat.
La sfarsitul reprezentatiei se accepta prin Yes timpii inregistrati, sau se incearca o noua repetitie prin No.
Daca se cunoaste timpul de afisare pentru un slide, acesta se poate trece si direct in dialogul Rehearsal.
In aceasta sectiune se prezinta principalele teme legate de expunerea unei prezentari electronice. Pentru alte subiecte se va consulta PowerPoint Help.
O prezentare electronica deschisa in PowerPoint poate fi trecuta in modul Slide Show printr‑una dintre actiunile urmatoare:
Actionarea uneltei Slide Show.
Din meniul Slide Show se da comanda View Show.
Din meniul View se da comanda Slide Show.
Se actioneaza tasta functionala F5.
Se deschide prezentarea care se va salva ca o reprezentatie.
Din meniul File se da comanda Save As.
In lista Save as type se alege PowerPoint Show.
Observatie. Extensia fisierului salvat in acest mod este .pps. La deschiderea acestui tip de fisier el se porneste ca o reprezentatie PowerPoint. La terminarea reprezentatiei PowerPoint se inchide si se revine in desktop. Daca un fisier cu extensia .pps este deschis din PowerPoint, atunci prezentarea se poate edita in mod uzual.
Acest tip de prezentari permite expuneri la expozitii si simpozioane, unde o data lansata reprezentatia, nu mai este necesar sa fie controlata de un prezentator. Anumite controale pot fi inhibate, astfel incat auditoriul sa nu poata modifica prezentarea. O prezentare autoexecutabila se reporneste singura la terminare sau daca nu s‑a actionat manual o perioada mai mare de 5 min.
Pentru a realiza o prezentare autoexecutabila se deschide prezentarea, se da comanda Set Up Show din meniul Slide Show si se alege optiunea Browsed at a kiosk (full screen). Optiunea Loop continuously until 'Esc' este selectata in mod automat.
La proiectarea unei prezentari autoexecutabile se vor avea in vedere urmatoarele aspecte.
Timing-ul. Se poate utiliza temporizarea automata sau navigarea intre slide-uri cu ajutorul butoanelor de actiune. Un click cu mouse-ul in afara unui obiect, care are asociata o legatura, nu produce nici un efect.
Hyperlinks. Se pot utiliza hiperlegaturi pentru navigarea in interiorul prezentarii sau catre alte programe.
Inregistrari de voce. Se pot utiliza inregistrari audio ale unui text care sa insoteasca reprezentatia.
Controale ActiveX. Se pot utiliza controalele ActiveX de care dispune PowerPoint pentru a crea interactiunea cu vizitatorii. De exemplu se poate adauga o caseta de text in care vizitatorii isi pot introduce numele si adresa in vederea contactelor ulterioare.
Se da comanda Set Up Show din meniul Slide Show.
Se marcheaza Loop continuously until 'Esc'.
Daca reprezentatia are loc pe un calculator care nu are instalat PowerPoint, atunci este necesar sa se instaleze PowerPoint Viewer, un program gratuit, disponibil pe CD-ROM-ul Microsoft Office sau Microsoft PowerPoint in folderul PFilesMSOfficeOfficeXlators.
In Windows Explorer se localizeaza PowerPoint Viewer - Ppview32 - si se deschide prin dublu click.
Se localizeaza prezentarea dorita si se selecteaza optiunile necesare.
Se da comanda Show.
Se deschide prezentarea care se distribuie.
Din meniul File se da comanda Pack and Go.
Se urmeaza instructiunile din Pack and Go Wizard.
Urmatoarele shortcut-uri permit controlul reprezentatiei in modul full-screen.
|
Shortcut |
Actiune |
|
N, ENTER, PAGE DOWN, RIGHT ARROW, DOWN ARROW, SPACEBAR (click de mouse) |
Se trece la urmatoarea animatie sau se avanseaza la urmatorul slide. |
|
P, PAGE UP, LEFT ARROW, UP ARROW, BACKSPACE |
Se trece la animatia precedenta sau la slide‑ul precedent |
|
<numar>+ENTER |
Se trece la slide-ul cu numarul indicat |
|
B sau '.' |
Se afiseaza un ecran negru sau se revine la reprezentatie dintr‑un ecran negru. |
|
W sau ',' |
Se afiseaza un ecran alb sau se revine la reprezentatie dintr‑un ecran alb. |
|
S sau '+' |
Opreste sau reporneste o reprezentatie automata. |
|
ESC, CTRL+BREAK, '-' |
Termina o reprezentatie. |
|
E |
Elimina adnotarile de pe ecran |
|
H |
Navigarea catre urmatorul slide ascuns. |
|
T |
Stabileste noi timpi in timpul repetitiei. |
|
O |
Utilizeaza timpii originali in timpul repetitiei. |
|
M |
Utilizeaza click pentru avansul in timpul repetitiei. |
|
Ambele butoane ale mouse-ului mai mult de 2 secunde |
Intoarcerea la primul slide. |
|
CTRL+P |
Reafisarea unui pointer ascuns sau/si schimbarea pointerului in creion. |
|
CTRL+A |
Reafisarea unui pointer ascuns sau/si schimbarea pointerului in sageata. |
|
CTRL+H |
Ascunde imediat pointerul si butonul. |
|
CTRL+U |
Ascunde pointerul si butonul dupa 15 secunde. |
|
SHIFT+F10 (sau click dreapta) |
Afiseaza meniul contextual. |
|
TAB |
Se trece, circular, la urmatorul hyperlink de pe slide. |
|
SHIFT+TAB |
Se trece, circular, la precedentul hyperlink de pe slide. |
|
ENTER cand este selectat un hyperlink |
Executa actiunea 'mouse click' a legaturii selectate. |
|
SHIFT+ENTER cand este selectat un hyperlink |
Executa actiunea 'mouse over' a legaturii selectate. |
Observatie. Prin apasarea tastei functionale F1 in timpul reprezentatiei se poate vedea o lista a controalelor disponibile.
In timpul reprezentatiei se pot efectua adnotari pe un slide.Acestea sunt temporare si nu se memoreaza in slide-ul respectiv.
Se deschide meniul contextual prin click dreapta, se puncteaza Pointer Options si se alege Pen.
Pastrand apasat butonul mouse-ului se poate scrie sau desena pe slide-ul afisat.
Observatii. Pointerul ramane sub forma de creion pana cand se alege o alta comanda din submeniul Pointer Options.
Participantii la o intalnire on-line pot sa adnoteze si ei un slide, adnotarea devenind vizibila si celorlalti participanti.
Pentru eliminarea adnotarilor se va utiliza shortcut-ul E (vezi tabelul anterior).
Prin deschiderea meniului contextual si comanda Pointer Options se poate alege Hidden, caz in care pointerul se ascunde imediat, sau Automatic, caz in care pointerul se ascunde daca nu este miscat timp de 15 secunde.
Pentru reafisarea pointerului se va alege o alta optiune din submeniul Pointer Options sau prin miscarea mouse-ului.
|
Politica de confidentialitate | Termeni si conditii de utilizare |
Vizualizari: 1106
Importanta: 
Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2024 . All rights reserved
