MICROSOFT POWERPOINT

Introducere

PowerPoint este o aplicatie Windows , un program a pachetului Microsoft Office de prezentare grafica (permitand introducerea de texte , imagini si diagrame , pentru a crea o expunere . Expunerea poate fi apoi tiparita , afisata pe ecranul calculatorului sau transformata in fotodiapozitive sau in folii transparente pentru retroproiector.

In PowerPoint se pot crea pagini de note , fiecare pagina putand include o copie a unui diapozitiv de prezentare si orice detaliu pe care vorbitorul doreste sa-l scoata in evidenta.

Pe scurt in PowerPoint se pot efectua urmatoarele operatii :

• Pregatirea notelor pentru prezentari si discursuri
• Se pot crea diapozitive (diapozitivele se pot crea in orice ordine , se pot rearanja mai tarziu)
• Se pot adauga efecte speciale si grafice diapozitivelor
• Se pot adauga texte , grafice , se pot folosi facilitatile de colorare , in materiale deja existente , existand posibilitatea de redimensionare a obiectelor.

Obs .

• O prezentare este o succesiune de diapozitive concepute pentru a expune o idee.
• Prezentarile sunt fisiere de un tip special. Deci asupra acestor fisiere putem aplica toate operatiile cunoscute din sistemele de operare Dos , Windows . Le putem sterge , putem copia sau muta fisiere dintr-un director (folder) in altul, le putem redenumi , comprima , etc.

Programul PowerPoint se poate folosi si pentru crearea paginilor de note pentru prezentator (vorbitor) si copii pentru auditoriu (permitand revederea materialului dupa ce prezentatorul si-a terminat expunerea). Fiecare pagina de note poate include o copie a unui diapozitiv din prezentare si orice detaliu.

Definitie

Un obiect in PowerPoint este un element component al unui diapozitiv , cum ar fi : text , grafic , diagrama.

Lansarea programului

PowerPoint se lanseaza analog ca celalalte aplicatii Windows.

Sistemul de asistenta

Sistemul de asistenta este asemanator cu a celorlalte produse a pachetului Office, cum ar fi Word, Excel , Access.

Parasirea programului

Executia programului se incheie analog ca in cazul celorlalte produse din pachetul Office (a aplicatiilor Windows in general).

Crearea unei noi prezentari

La inceput imediat dupa lansarea programului apare o caseta de dialog cu ajutorul careia putem deschide o anumita prezentare (Open an existenting presentation ) , sau crea o prezentare folosind unul din modurile :

• AutoContent wizard (folosim acest asistent)
• Template (utilizam un sablon )
• Deschidem o prezentare vida Blank presentation.

O noua prezentare se poate crea in orice moment (la un moment dat putem avea deschise mai multe prezentari) .

Pentru a crea o noua prezentare , procedam astfel :

• <File> , <New>
• Specificam modul in care vrem sa creem prezentarea . Creem prezentarea pas cu pas , daca am pornit de la o prezentare vida Blank presentation , sau efectuam modificari intr-un model existent , daca am deschis un anumit model.

Utilizarea asistentului AutoContent

Cu ajutorul asistentului AutoContent , se poate selecta unul din tipurile de prezentare predefinite , programul creand automat o schita a prezentarii , care in functie de necesitati se poate completa , modifica.

Pentru a crea o prezentare, folosind asistentul AutoContent , procedam astfel :

• In caseta de dialog PowerPoint , clic AutoContent Wizard.
• Se afiseaza caseta de dialog 'AutoContent Wizard' , in care se observa ca trebuie sa efectuam 4 pasi , daca nu efectuam modificari la un anumit pas (sarim peste un anumit pas) se fixeaza parametrii impliciti , de la pasul respectiv.

• Primul pas consta din selectarea tipului de prezentare dorit , Presentation type (in caseta de dialog de mai sus efectuam pasul 1) . Se observa ca sunt grupate tipurile de prezentari pe categorii (All = toate tipurile existente , General , Corporate , Projects , Operations/HR , Sales/Marketing , Personal , Carnegie Coach ) .

Dupa specificarea optiunilor necesare la un anumit pas putem trece la pasul urmator (Next ) ;

Putem parasi construirea prezentarii actionand butonul Cancel;

Putem reveni la pasul initial (in cazul in care vrem sa efectuam modificari ) actionand butonul Back ;

Putem termina construirea prezentarii actionand butonul Finish (daca nu am parcurs toti pasii );

De exemplu :

In cazul pasului 4 (imagini urmatoare) , completam date precum :

Titlul prezentarii , Autorul , Alte informatii .

Obs. Dupa apasarea butonului Finish avem construit un model de prezentare pe care il modificam tn functie de necesitati.

Utilizarea unui sablon

In caseta de dialog care apare imediat dupa lansarea programului , optiunea Template (sablon) , permite selectarea unei prezentari cu un anumit aspect , proiectat anterior.

Lansarea unei prezentari vide

Selectarea optiunii Blank Presentation , duce la crearea de prezentari pornind de la zero. In acest caz utilizatorul dezvolta prezentarea sa pas cu pas :

• Introduce rand pe rand diapozitivele de tip necesar.
• Introduce diferite obiecte in diapozitive.
• Efectueaza formatari , animatii , etc.

Elementele programului

Programul dispune de toate elementele unei aplicatii Windows , cum ar fi : bara de meniu , barele cu instrumente de lucru (tn caz de necesitate putem adauga, elimina bare astfel: <View> , <Toolbars> ; selectam sau deselectam optiunea corespunzatoare barei de instrumente).

Inchiderea , salvarea prezentarilor (fisierelor) se realizeaza analog ca in cazul celorlalte aplicatii Windows precum Word , Excel.

In centrul ferestrei programului se gaseste o fereastra de prezentare. Fereastra va fi utilizata in cazul crearii diapozitivelor. In partea de jos a ferestrei de prezentare exista mai multe butoane care permit modificarea modului de vizualizare :

O alta posibilitate de modificare a modului de vizualizare , este selectarea optiunii corespunzatoare modului de vizualizare din meniul <View>.

Modurile de vizualizare disponibile sunt :

<Slide> (Diapozitiv) ; <Outline> (Sinteza) ; <Slide Sorter> (Sortare Diapozitiv) ; <Notes Page> (Pagini de note) ; <Slide Show> (Prezinta Diapozitie , permite vizualizarea intregii prezentari ca o succesiune de diapozitive , eventual temporizata , fiecare diapozitiv ocupand intregul ecran de monitor).

Pentru a trece dintr-un mod de vizualizare in altul procedam astfel :

<View> , selectam modul de vizualizare dorit.

Obs .

1. Fiecare mod de vizualizare faciliteaza executia anumitor operatii. De exemplu modul Sinteza faciliteaza vizualizarea organizarii generale a prezentarii , modul Sortare Diapozitiv permite rearanjarea rapida a diapozitivelor.
2. Pentru a modifica valorile initiale prestabilite , pentru diferite obiecte din diapozitive (de exemplu stilul titlurilor = ce format sa fie implicit pentru titluri ) , procedam astfel :

• <View> , <Master>
• Selectam optiunea corespunzatoare , efectului pe care dorim sa-l obtinem din urmatoarele disponibile : <Slide Master> , <Title Master> , <Handout Master> , <Notes Master>

Asupra obiectelor PowerPoint putem aplica diferite operatii , fiecare obiect avand propriul set de operatii cu ajutorul carora se poate prelucra.

Aceste operatii se pot selecta :

• Din meniuri
• Bare de instrumente
• Sau prin pozitionare cu mouse-ul pe un obiect si clic pe butonul drept . Apare un meniu care contine operatile ce se pot aplica obiectului selectat. Se alege operatia pe care vrem sa o aplicam asupra obiectului selectat. Este metoda cea mai rapida de aplicare a unei operatii asupra unui obiect , este valabila in majoritatea aplicatilor Windows.

Obs.Pentru a vizualiza numele unui buton din bara de instrumente , deplasati cursorul mouse-ului peste butonul respectiv , in cateva secunde apare o caseta de dimensiuni reduse tn care se afiseaza numele butonului.

Se observa ca odata selectat un obiect, dintre optiunile din meniuri si dintre butoanele din barele de instrumente,devin selectabile doar unele(fiecare obiect cu propriul set de operatii ).

Parcurgerea diapozitivelor

O prezentare poate sa contina mai multe diapozitive. Modul de trecere de la un diapozitiv la altul depinde de modul de vizualizare curent.

• In modul Sintezp , se utilizeaza barele de derulare pentru a afisa diapozitivul pe care doriti sa-l prelucrati. Clic pe pictograma Slide asociata unui anumit diapozitiv (pictograma aflata in stanga textului) pentru a selecta diapozitivul respectiv , sau clic oriunde in cuprinsul textului , pentru a-l edita.

• In modul Diapozitiv , clic pe butonul Previous Slide (diapozitivul anterior) sau Next Slide (Diapozitivul urmator) , aflate imediat sub bara de derulare verticala

• In modul Sortare diapozitive , executati clic pe diapozitivul dorit.

• In modul de vizualizare Pagini de Note , clic pe butonul Previous Slide sau Next Slide.

Editarea diapozitivelor

• Editarea in modul de vizualizare Sinteza
• Editarea in modul de vizualizare Diapozitiv

Editarea in modul de vizualizare Sinteza

Modul sinteza asigura cea mai simpla modalitate de editare a unui text.

Pentru a insera un text intr-o anumita pozitie :

• Deplasati mouse-ul in pozitia unde vreti sa inserati textul
• Clic , apare punctul de inserare in pozitia dorita
• Inserati textul dorit.

Editarea in modul de vizualizare Diapozitiv

Ofera o modalitate simpla de a edita toate obiectele care compun un diapozitiv (texte , grafice). Pentru a edita un obiect in modul de vizualizare diapozitiv efectuam un clic sau un dublu clic pe el , in functie de tipul obiectului.

Daca obiectul este text , efectuam mai intai clic pe obiectul respectiv , pentru a-l selecta, dupa aceea clic in pozitia in care se doreste introducerea punctului de inserare.

Procesarea unei liste cu articole marcate

Lista cu articole marcate , permite organizarea si expunerea ideilor si datelor demonstrative in prezentare. Pe masura tastarii diverselor articole se poate modifica nivelul si pozttia fiecarui articol din lista.

Pentru a modifica pozitia sau nivelul unui articol , in modul Sinteza , se utilizeaza tastele cu sageti sau mouse-ul pentru a pozitiona punctul de inserare in cuprinsul articolului respectiv; se pot efectua urmatoarele actiuni :

Obs.Pentru a deplasa un paragraf se poate proceda si altfel :

• Se deplaseaza cursorul spre marginea din stanga a paragrafului , pana cand cursorul isi schimba forma intr-o sageata cu patru varfuri ;
• In acest moment tinand apasat butonul stang al mouse-ului se deplaseaza paragraful in pozitia dorita.

Tiparirea unei prezentari

• Selectarea atributelor de tiparire
• Selectarea unui tip de imprimanta
• Tiparirea prezentarii

Selectarea atributelor de tiparire

Pentru a verifica aspectul diapozitivelor (este o operatie ce este bine sa se execute inainte de tiparire) , se procedeaza astfel :

• <File> , <PageSetup>
• Apare caseta de dialog 'Page Setup'
• In caseta de dialog aparuta stabilim parametrii necesari .

Selectarea unui tip de imprimanta

Este necesara acesta operatie daca , folosim mai multe imprimante si vrem sa precizam pe care o folosim in momentul respectiv (operatia este necesara doar cand folosim o alta imprimanta decat cea curenta).

Pentru a selecta un alt tip de imprimanta procedam astfel :

• File> , <Print>
• In caseta de dialog ce apare selectam tipul de imprimanta dorit .

Tiparirea prezentarii

Dupa ce s-au stabilit dimensiunile diapozitivelor , si s-a stabilit tipul de imprimanta daca a fost necesar, putem trece la tiparirea propriu -zisa , astfel :

• Prezentarea pe care doriti sa o tipariti trebuie sa fie vizibila (sa fie prezentarea curenta , cea in care suntem pozitionati). In PowerPoint putem avea deschise mai multe prezentari la un moment. Pentru a trece dintr-o prezentare in alta , procedam ca in cazul celorlalte aplicatii Windows.
• <File> , <Print> , apare o fereastra de dialog in care se modifica optiunile dorite.

Selectarea diapozitivelor

Se pot efectua diferite operatii asupra unui diapozitiv sau asupra mai multor diapozitive .Pentru aceasta , procedam astfel :

• Prima data trebuie sa selectam diapozitivul sau diapozitivele
• Aplicam operatia dorita asupra diapozitivelor selectate (operatia se selecteaza din meniu , bara de instrumente , clic pe butonul drept din meniul aparut selectam operatia dorita)

Efectuarea operatiei de selectare

Pentru a selecta un diapozitiv , executati clic pe el (cursorul apare in acest diapozitiv)

Pentru a selecta mai multe diapozitive procedam astfel :

In modul de vizualizare sinteza:

• Executati clic pe primul diapozitiv
• Tinand apasate tastele Ctrl si Shift , executati clic pe ultimul diapozitiv din grup.

In modurile de vizualizare Sortare Diapozitive sau Sinteza :

• Tineti apasata tasta Shift si executati un clic pe fiecare diapozitiv .

Obs. Clic-ul in interiorul unui diapozitiv duce la selectarea diapozitivului respectiv , moment in care putem aplica operatii asupra diapozitivului prin selectarea operatiei din meniul bara sau dintr-o bara de instrumente.

Clic pe butonul drept al mouse-ului duce la aparitia unui meniu , dar in unele cazuri vom observa ca operatiile ce se pot selecta se refera la obiecte. Acest lucru se intampla deoarece am efectuat un clic pe un obiect din diapozitiv , moment in care obiectul a devenit selectat ,si un clic pe butonul drept duce de fapt la aparitia unui meniu in care operatiile se refera la obiectul selectat.

Daca vrem sa nu se intample acest lucru, deci printr-un clic pe butonul drept sa apara un meniu in care sa fie selectabile operatii ce se pot executa asupra diapozitivului , se face un clic pe diapozitiv, in afara oricarui obiect din diapozitiv (deci o zona care nu apartine nici unui obiect al diapozitivului).

Crearea de diapozitive cu aspect deosebit

In crearea unei prezentari se poate folosi o prezentare creata anterior , numita sablon (Template).Un sablon este o prezentare predefinita , care este livrata odata cu programul PowerPoint sau este creata de utilizator.

Pentru a crea un sablon utilizatorul procedeaza astfel (sabloane se pot crea si in editorul de texte Word) :

• Se creaza prezentarea care doreste sa devina sablon (model) pentru alte prezentari
• <File> , <Save As>
• In fereastra de dialog ce apare se asociaza un nume sablonului , la tipul fisierului (Save as type ) , se selecteaza Presentation Template , programul asociaza automat extensia potrivita fisierului.
• Trebuie specificat folderul in care sa se salveze fisierul.

Pentru a porni construirea unei prezentari de la un sablon procedam astfel :

• <File> , <New >
• In caseta de dialog 'New Presentation' , specificam sablonul pe care se bazeaza prezentarea , care poate fi o prezentare vida , un sablon cu caracteristici specifice.

Fiecare sablon dispune de un Diapozitiv Principal (Slide Master) , care este utilizat pentru a controla culoarea de fond (<View> , <Master> , selectata o optiune din cele existente se reflecta in toate diapozitivele prezentarii ) , redactarea si stilul fiecarui diapozitiv din prezentare.

Operatii efectuate asupra diapozitivelor

• Inserarea unui diapozitiv
• Stergerea diapozitivelor
• Decuparea , copierea si lipirea diapozitivelor
• Rearanjarea diapozitivelor

Inserarea unui nou diapozitiv

Intr-o prezentare putem insera un diapozitiv , astfel :

• <Insert> , <New Slide>
• Apare fereastra ' New Slide' , din care se selecteaza tipul de diapozitiv dorit :

Obs .Tipul unui anumit diapozitiv , se poate schimba astfel :

• Selectam diapozitivul
• Clic pe butonul drept al mouse-ului (in interiorul diapozitivului , in afara oricarui obiect din interiorul diapozitivului)
• Din meniul derulant care apare selectam <Slide Layout ..>
• Apare fereastra de dialog 'New Slide' in care precizam noul tip a diapozitivului :

Pentru a modifica schema de culori a diapozitivului :

• Selectam diapozitivul
• Clic pe butonul drept
• Din meniul derulant selectam <Slide Color Scheme.>
• Specificam culorile implicite fiecarui obiect din diapozitiv

Pentru a modifica fundalul diapozitivului :

• Selectam diapozitivul
• Clic pe butonul drept
• <Background.>
• Stabilim culoarea fundalului

Putem da aspecte specifice diapozitivelor , astfel :

• Selectam diapozitivul
• Clic pe butonul drept
• <Apply Design.>
• Selectam aspectul dorit

Obs .In cazul operatiilor modificarea schemei de culori , modificarea fundalului , in caseta de dialog in care specificam optiunile necesare apar doua butoane speciale. Semnificatia butoanelor este urmatoarea Apply {se aplica doar diapozitivului curent ) , Apply to All (se aplica tuturor diapozitivelor din prezentarea curenta).

Stergerea diapozitivelor

Pentru a sterge diapozitive procedam astfel :

• Selectam diapozitivele
• <Edit> , <Delete Slide>

Obs.In cazul in care efectuam o operatie gresita , nedorita (de exemplu am sters din greseala un diapozitiv ) , putem reface starea dinaintea greselii astfel : <Edit> , <Undo> (operatie valabila in multe aplicatii Windows)

Decuparea , copierea si lipirea diapozitivelor

Operatiile de copiere si mutare a diapozitivelor se realizeaza asemanator ca si in celalate aplicatii Office , precum Word.

Procedam astfel :

• Trecem in modul Sortare Diapozitive sau Sinteza.
• Selectam diapozitivele
• <Edit> , <Copy> (copiere) sau <Edit> , <Cut> (taiere , mutare)
• Ne pozitionam unde vrem sa inseram diapozitivele
• <Edit> , <Paste>

Rearanjarea diapozitivelor

PowerPoint permite rearanjarea diapozitivelor in modurile de vizualizare Sortare Diapozitive si Sinteza.

In modul Sortare Diapozitive intr-o fereastra apar toate diapozitivele din prezentarea curenta , in ordinea lor naturala (cum au fost introduse) , micsorate.

Fiind in modul sortare diapozitive , pentru a rearanja diapozitivele , procedati astfel :

• Deplasati cursorul mouse-ului pe diapozitivul pe care doriti sa-l mutati intr-o noua pozitie.
• Tinand apasat butonul deplasati cursorul pe diapozitivul inaintea sau in urma caruia dortti sa mutati diapozitivul. Pe masura ce deplasati mouse-ul , se afiseaza o linie verticala , care indica pozitia in care va fi mutat diapozitivul.
• Dupa ce ati pozitionat diapozitivul , eliberati butonul mouse-ului.

Obs .

• Modul de vizualizare sortare diapozitive este cel mai rapid mod in care putem rearanja diapozitivele.
• Pentru a multiplica un diapozitiv , procedam analog ca in cazul mutarii diapozitivului , trebuie doar tinut apasat tasta Ctrl.
• Diapozitivele se pot ascunde intr-una din modurile de vizualizare : Diapozitiv , Sinteza sau Sortare Diapozitive.

Pentru a ascunde un diapozitiv , intr-una din modurile precizate mai sus , procedam astfel :

1. Selectam diapozitivul pe care vrem sa-l ascundem ;
2. <Slide Show> , <Hide>

Adaugarea diferitelor obiecte diapozitivelor

• Adaugare de texte
• Adaugare de obiecte WordArt
• Desenarea intr-un diapozitiv
• Adaugare de obiecte AutoShape
• Adaugare de text la un obiect
• Adaugare de imagini , sunete si animatii
• Adaugare de diagrame
• Inserarea altor elemente in prezentari

Adaugare de texte

In cazul cel mai simplu cand tebuie sa introducem texte in titluri , se pot introduce textele respective prin pozitionare in pozitia dorita si dupa aceea se introduce textul . Aceste operatii se pot realiza in modul de vizualizare Sinteza sau Diapozitiv.

Cand se introduce text suplimentar , trebuie prima data creataa o caseta de text , in care dupa aceea se poate introduce textul.

Definttie

O caseta de texte este o zona dreptunghiulara in care se introduce un text. O caseta de texte se creaza astfel :

• <Insert> , <Text Box> (analog ca in Word)
• Pozitionam caseta intr-un diapozitiv , intr-o anumita pozitie
• Din acest moment , putem sa introducem text in caseta , prin pozitionarea cursorului in caseta si introducerea textului . Acest text  se poate oricand modifica , se poate formata. Formatarea textului intr-o caseta se efectuaza analog ca in Word.

Adaugare de obiecte WordArt

Intr-o fereastra de texte se pot adauga obiecte WordArt (texte cu format special , diferite culori text 3D) , astfel :

• Ne pozitionam in diapozitivul in care vrem sa introducem obiectul WordArt.
• <Insert> , <Picture> , <WordArt> , dupa care introducem textul .

Desenarea intr-un diapozitiv

Se pot include obiecte grafice elementare intr-un diapozitiv . Programul PowerPoint pune la dispozitie o serie de instrumente de desenare , cu ajutorul carora se pot desena diferite obiecte , de exemplu trasa linii. Instrumentele de desenare sunt vizibile in imaginea de mai jos.

De exempu : trasare de linii, sageti, obiecte de tip WordArt, etc.

Pentru a desena un obiect procedam astfel:

• Selectam linia (daca dorim sa trasam o linie) sau orice alt instrument disponibil cu care putem desena (sageti, contururi regulate, etc)
• Mutam cursorul in pozitia in care vreti sa fie plasat un capat al liniei sau un colt al obiectului.
• Mentinand apasat butonul mouse-ului , trageti cu mouse-ul pana in pozitia in care vreti sa fie plasat celalat capat al liniei sau coltul opus al obiectului pe care doriti sa-l desenati.
• Eliberati mouse-ul.

Adaugare de obiecte AutoShape

Pentru a adauga un obiect de tip AutoShape procedam astfel :

• Clic pe instrumentul AutoShapes din bara cu instrumente
• Apare o lista din care selectam optiunea corespunzatoare , obiectului pe care dorim sa-l desenam.
• Deplasam cursorul mousului in pozitia in care dorim sa fie plasat un colt sau centrul figurii care urmeaza a fi desnata
• Daca in timpul trasarii , se tine apasata tasta Shift , se va trasa o figura care pastreaza dimensiunile relative ilustrate in paleta AutoShapes.
• Tineti apasat butonul mouse-ului si deplasati mouse-ul , pentru a desena obiectul
• Eliberati mouse-ul.

Adaugarea de text la un obiect

Se poate adauga text unei forme oarecare, de exemplu unui cerc, astfel textul va fi inserat in cerc in intregime .

Pentru a adauga un text unei forme oarecare procedati astfel :

• Executati clic pe obiectul in care doriti sa apara textul
• Tastati textul respectiv. Textul tastat este afisat pe un singur rand de-a lungul obiectului respectiv.
• <Format> , <Format AutoShape> . Se stabilesc parametrii astfel incat textul din figura sa aibe aspectul si pozitia necesara.

Adaugare de imagini , sunetessi animatii

Se pot adauga imagini de tip ClipArt (imagini care se copiaza la instalarea programului) , astfel :

• <Insert> , <Picture> , <ClipArt>
• Din lista disponibila selectam o imagine
• Pozitionam imaginea intr-un diapozitiv

Putem insera imagini din fisiere sursa (sunt acceptate mai multe tipuri de fisiere . De exemplu fisiere cu exensia BMP , WMF , TIF , etc.

Pentru a insera o imagine procedam astfel :

• <Insert> , <Picture> , <From File>
• Selectam fisierul dorit (fisierul trebuie sa fie unul din formatele pe care le recunoaste versiunea de PowerPoint cu care lucrati).
• Pozitionam imaginea intr-un diapozitiv

Putem insera , imagini create cu ajutorul altor aplicatii (o imagine noua) , astfel :

• <Insert> , <Object>
• Apare lista aplicatiilor de le care putem importa obiecte . Fiecare aplicatie,producand anumite obiecte . De exemplu : imagini (programul Paint , care este livrat odata cu sistemul de operare Windows) , formule matematice din programe precum : Matematica , Matlab , Matcad.
• Din lista aplicatiilor alegem aplicatia care poate sa produca obiectul respectiv , de exemplu Paint , in cazul nostru deoarece cu ajutorul programului respectiv putem realiza desene.

Obs.

<Insert> , <Object> = importam obiecte (care nu inseamna numai imagini)

Se pot adauga efecte sonore , memorate in fisiere de sunete ( fisiere cu extensia WAV). Procedam astfel :

• Afisati diapozitivul in care vreti sa adaugati efecte sonore.
• <Insert> , <Object> , se afiseaza o caseta de dialog.
• In caseta de dialog , in lista Object Type clic pe optiunea Sound
• Selectati Create from File
• Apare o caseta tn care specificam un fisier . Actionand butonul Browse putem specifica calea spre fisierul respectiv , ne pozitionam astfel intr-un folder din care selectam un fisier cu extensia WAV .

In PowerPoint obiectele se pot anima (animatii = obiecte in miscare , de exemplu translatie de la stanga spre dreapta).

Pentru a anima un obiect procedam astfel :

• Selectam obiectul , care vrem sa efectueze anumite animatii

• <Slide Show> , <Custom Animation> , specificam optiunile necesare pentru realizarea animatiei respective.

Obs.Intr-o prezentare putem lansa animatiile astfel :

• Fiind in modul Slide intr-un anumit diapozitiv
• <Slide Show> , <Animation Prewiew> , lansam animatiile din diapozitivul respectiv.

 Adaugare de diagrame

• Date generale despre diagrame
• Modificarea tipului de diagrama
• Diagrame 3D

Date generale despre diagrame

Programul PowerPoint permite adaugare de diagrame ( diagramele avand aceeasi semnificatie cu diagramele din Excel ). Diagramele se construiesc pe baza unor date de intrare , datele de intrare sunt intr-un tabel. Diagramele ofera vizualizare grafica a unor rezultate numerice.

O diagrama se poate crea astfel :

• Pozitionam cursorul in diapozitivul in care dorim sa inseram diagrama (odata inserata o diagrama poate fi pozitionata oriunde).
• <Insert> , <Chart.> . Moment in care se afiseaza o fereastra , peste aceasta fiind afisata fereastra Dataseet (asemanator unei foi de calcul din Excel , in care se gasesc datele pe baza carora se construieste diagrama , numit formular de date).

• Dupa stabilirea datelor din tabel , avem posibilitatea sa modificam , aspectul diagramei (se poate modifica aspectul oricand , printr-un dublu clic asupra diagramei urmat de selectarea operatiei corespunzatoare acestei actiuni).
• Clic in exteriorul diagramei oriunde duce la inchiderea formularului de date. Diagrama ramasa poate fi asezata oriunde in diapozitiv Avem de asemenea posibilitatea sa-i modificam dimensiunile.

Obs .Datele pe care se bazeaza diagrama se pot modifica oricand , astfel :

• Selectati diagrama , care se va edita
• Dublu clic in orice punct a diagramei
• Daca fereastra datasheet nu este vizibila , <View> , <Datasheet View> , se va afisa fereastra datasheet. In acest moment putem modifica datele.

Se pot interschimba seriile de date  (modul in care sa se interpreteze datele din formularul de date pentru crearea diagramei) astfel :

• <Data> , (<Series in Rows> sau <Series in Columns>)

Modificarea tipului de diagrama

Initial cand cream o diagrama , putem sa o lasam cu tipul implicit , deoarece ii putem modifica tipul mai tarziu.

Pentru a modifica tipul unei diagrame procedam astfel :

• Dublu clic pe diagrama
• <Chart> , < Chart Type> , apare o fereastra in care precizam tipul de diagrama dorit (prima data stabilim tipul si dupa aceea subtipul).

Putem formata elementele unei diagrame, precum titlul , putem adauga o legenda , etc. Putem de asemenea adauga alte elemente pentru a imbunatati aspectul.

Elementele cele mai des folosite care se pot modifica , sunt urmatoarele :

• Textul ce apare intr-o diagrama se poate formata.
• Se poate modifica culoarea liniilor , barelor si sectoarelor utilizate pentru reprezentarea datelor
• Se poate atasa un titlu unei diagame sau etichete la oricare din axele de coordonate
• Se pot ascunde linile utilizate pentru axele x si y
• Se pot adauga texte explicative sau alte texte in casete de texte distincte.
• Se pot incadra diagramele in chenare si se pot adauga culori de fond.

Pentru a adauga modifica unele optiuni ale diagramei , procedam astfel :

• Dublu clic in interiorul diagramei
• <Chart> , <Chart Options> , apare caseta de dialog de mai jos in care se stabilesc optiunile necesare.

Diagrame 3-D

Avem posibilitatea sa cream diagrame 3-D (in unele situatii sunt mai sugestive decat diagramele 2-D).

Pentru a crea o diagrama 3-D procedam astfel :

• Dublu clic pe diagrama
• <Chart> , <3-D View> , apare fereastra de dialog de mai jos in care se completeaza parametrii necesari pentru a obtine aspectul dorit.

Inserarea altor elemente in prezentari

• Numerotarea diapozitivelor
• Inserarea de diapozitive
• Inserarea foilor de hartie intr-o prezentare
• Inserare de simboluri speciale
• Inserare de comentarii
• Duplicarea diapozitivului curent

Numerotarea diapozitivelor

Pentru a numerota diapozitivele din prezentarea curenta procedam astfel :

• <Insert> , <Slide Number>

Inserare de diapozitive

Pentru a insera un diapozitiv dintr-o alta prezentare , in prezentatea curenta , procedam astfel :

• <Insert> , <Slides From Files.>
• In fereastra de dialog aparuta , specificam o anumita prezentare din care vrem sa importam diapozitive.
• Dupa selectarea prezentarii apar toate diapozitivele prezentarii din care putem sa le importam pe  toate sau numai cateva din ele

Pentru a insera continutul altor fisiere (nu prezentari) , procedam analog ca si in cazul inserarii diapozitivelor, dar din <Insert> selectam <Slides from Outline.>.

Inserarea continutului foilor de hartie intr-o prezentare

Putem insera imagini preluate de la scanner in prezentarea curenta astfel :

• <Insert> , <Picture> , <From Scanner>

Inserare de simboluri speciale

<Insert> , <Symbol>.

Inserare comentarii

<Insert> , <Comment>

Duplicarea diapozitivului curent

<Insert> , <Duplicate Slide>

Efectuare de operatii asupra obiectelor

Selectarea , anularea selectarii obiectelor:

Pentru selecta un singur obiect :

1. Treceti in modul diapozitiv
2. Clic pe obiectul respectiv (Clic pe un text , duce la aparitia unui chenar in jurul obiectului . Executati clic pe chenar pentru a selecta intregul obiect)

Pentru a selecta mai multe obiecte procedam astfel :

1. Treceti in modul diapozitiv.
2. Tineti apasata tasta Shift in timp ce executati clic pe fiecare obiect. In jurul obiectelor apar puncte de dimensionare.

Pentru a anula selectia efectuata asupra unor obiecte :

1. Clic in afara suprafetei obiectelor selectate.

Efectuarea eficienta a unor operatii

• Pentru a desena mai multe obiecte de acelasi tip , executati dublu clic pe instrumentul respectiv si apoi utilizati mouse-ul pentru a crea oricate obiecte dorite.
• Pentru a desena un obiect uniform (de exemplu un cerc perfect , patrat ) , tineti apasata tasta Shift pe durata desenarii.
• Pentru a sterge un obiect , selectati obiectul respectiv , apoi apasati tasta Del.
• Pentru a deplasa un obiect , selectati-l si apoi deplasati una din marginile sale.
• Pentru a redimensiona un obiect sau schimba forma unui obiect , selectati-l si trageti de unul din punctele sale de dimensionare.
• Pentru a copia un obiect , tineti apasata tasta Ctrl si trageti obiectul.
• Pentru a schimba rapid aspectul unui obiect , executati clic dreapta pe obiectul respectiv si selectati optiunea corespunzatoare din meniul rapid asociat.

Rotirea unui obiect

PowerPoint ofera facilitatea de a roti un obiect (de exemlu o boxa de text , o imagine grafica).

Pentru a roti un obiect procedati , astfel :

• Clic pe obiectul pe care doriti sa-l rotiti.
• Efectuati clic pe instrumentul FreeRotate din bara de instrumente de desenare.
• Deplasati cursorul mouse-ului pe unul din punctele de dimensionare ale obiectului.
• Tineti apasat butonul mouse-ului si deplasati punctul de dimensionare pana cand obiectul ajunge in pozitia dorita
• Eliberati butonul mouse-ului.

Straturi de obiecte

Pe masura amplasarii obiectelor pe ecran , pot aparea suprapuneri (ingreuneaza selectia obiectelor).

Pentru a modifica sratificarea obiectelor , procedati astfel :

1. Clic pe obiectul , care se va deplasa in sus sau in jos in cadrul grupului de obiecte suprapuse.
2. Clic pe butonul drept a mouse-ului.
3. Din meniul aparut selectam Order , din lista de optiuni aparuta selectam o optiune :

Bring to Font = aduce obiectul in varful de obiecte suprapuse.

Send to Back = plaseaza obiectul la baza grupului de obiecte suprapuse.

Bring Forward = deplaseaza obiectul pe startul imediat superior.

Send Backward = deplaseaza obiectul pe stratul imediat inferior.

Gruparea , anularea gruparii obiectelor

In unele cazuri este avantajos ca mai multe obiecte sa se grupeze. O operatie care se aplica asupra acestui grup de obiecte se va aplica asupra ficarui obiect din grup.

De exemplu :

Putem sublinia textele din toate obiectele grupului printr-o singura aplicare a operatiei de subliniere (formatarea textului).

Grupul de obiecte se poate muta deodata.

Pentru a grupa mai multe obiecte procedam in modul urmator :

1. Selectam toate obiectele care vor apartine aceluiasi grup.
2. Clic pe butonul drept
3. Din meniul aparut selectam optiunea Grouping
4. Selectam Group (optiunea se poate selecta daca este posibila gruparea obiectelor selectate)

Pentru a anula o grupare de mai multe obiecte , procedam astfel :

1. Clic pe un obiect anume din grup
2. Clic pe butonul drept al mouse-ului
3. Din meniul aparut selectam <Grouping> , <Ungroup> (optiunea nu este disponibila daca obiectul selectat nu face parte dintr-un grup).

Obs

• Daca selectam un obiect dintr-un grup , se selecteaza automat toate obiectele din grupul din care face parte obiectul selectat. Orice operatie executata in acest moment , de exemlu stergerea obiectului <Edit> , <Clear> , se aplica intregului grup , in cazul nostru se sterg toate elementele din grup.

• Se observa ca dupa selectarea unui obiect dintr-un grup , punctele de redimensionare apar in jurul intregului grup de obiecte. Deci cu ajutorul acestor puncte de redimensionare putem efectua mariri , micsorari (redimensionari) . Maririle, micsorarile efectuandu-se asupra tuturor componentelor grupului.

• Modificarea unui element de format dintr-un grup , ducand la modificarea elementului de format in toate obiectele grupului.

• O operatie gresita se poate anula (reveni la starea dinaintea operatiei) , analog ca in majoritatea aplicatilor Windows : <Edit> , <Undo>.

Copierea , mutarea obiectelor

Pentru a efectua aceste operatii procedam astfel :

1. Se selecteaza obiectele pe care dorim sa le copiam sau mutam.
   Obs: putem sa selectam un obiect sau mai multe obiecte . Putem sa selectam inpreuna cu obiectele si grupuri de obiecte. Pentru selectarea mai multor obiecte procedam in modul descris de la selectarea obiectelor.
2. <Edit> , <Copy> (copiere) sau <Edit> , <Cut> (mutare)
3. Pozitionam cursorul mouse-ului in pozitia dorita (unde vrem sa plasam obiectele selectate).
4. <Edit> , <Paste>

Redimensionarea obiectelor

Pentru a redimensiona un anumit obiect (mai mlte obiecte) procedam astfel :

1. Selectam obiectul (clic pe obiect) , devin vizibile punctele de redimensionare.
2. Tragem de una din punctele de redimensionare , pana cand obiectul va avea dimensiunile dorite.

Decuparea marginilor obiectelor grafice

Pentru a decupa marginile unui obiect grafic , procedam astfel :

1. Selectam obiectul grafic.
2. Clic butonul drept.
3. <Format Object>
4. Selectam eticheta Picture . In acest moment apare o fereastra de dialog in care putem sa specificam , cat decupam din stanga imaginii Left , din dreapta imaginii Rigth , de sus Top , de jos Bottom

Formatarea obiectelor

Putem formata obiectele (modifica aspectul lor) .

Pentru a formata un anumit obiect (un grup in cazul in care obiectul respectiv apartine unui anumit grup) , procedam astfel :

• Selectam obiectul
• In meniul Format din optiunile disponibile (numai unele operatii de formatare se pot aplica obiectului selectat) , alegem optiunea necesara pentru efectuarea operatiei dorite.

Printre operatile ce se pot efectua se numara:

Putem adauga un chenar unui obiect :

<Colors and Lines> , stabilim tipul chenarului , si culoarea

Putem modifica culoarea fundalului (Background) :

<Background> , specificam parametrii necesari , pentru a obtine efectul dorit . Astfel putem modifica culoarea fundalului intregului diapozitiv (diapozitivul curent) , sau numai fundalul imaginii selectate.

Putem recolora o anumita imagine (de exemplu un obiect de tip ClipArt):

<Picture> , apare o fereastra de dialog in care este selectata , eticheta Picture , apasam butonul Recolor , moment in care apare o caseta de dialog cu ajutorul careia putem modifica culorile din imagine.

Animarea obiectelor

Pentru a anima obiecte procedam astfel :

• Fiind in modul Slide , selectam obiectul sau obiectele pe care dorim sa le animam.
• <Slide Show> , <Present Animation>
• Apare un meniu cu mai multe optiuni in care in totdeauna este selectata o optiune , si cel mult una . Optiunea off inseamna ca obiectul selectat nu efectueaza nici o miscare , celalalte optiuni specifica miscari de baza. Pentru ca obiectul selectat sa efectueze o anumita miscare selectam optiunea corespunzatoare din meniul aparut.

Obs .Pentru a vizualiza efectul animatiilor din diapozitivul curent , fiind in modul Slide , procedam astfel :

<Slide Show> , <Animation Preview>.

Pentru a realiza animatii personalizate (putem sa alegem dintr-o varietate mai mare animati , putem sa introducem temporizari, etc ) , fiind in modul slide procedam astfel :

• <Slide Show> , <Custom Animation.> , in fereastra de dialog 'Custom Animation' care apare selectam optiunile necesare..

Pentru a realiza o prezentare in care vrem ca diapozitivele sa apara intr-o anumita ordine , (alta decat ordinea de aparitie) procedam astfel :

• <Slide Show> , <Custom Show> >. In fereastra de dialog 'Custom Show' care apare specificam ordinea diapozitivelor, cum vor aparea in prezentare

Pentru a efectua setari in modul de rulare a prezentarii , procedam astfel : <Slide Show> , <Set Up Show> , setam parametrii necesari.

 Efecte speciale

In PowerPoint se pot realiza si alte efecte , ce inbunatatesc calitatea prezentarii.

Pentru a stabili aceste efecte procedam astfel :

• Trecem in modul de lucru Slide
• <Slide Show> , <Slide Transition.> , in fereastra ce apare selectam optiunile necesare pentru a obtine efectul dorit.

Adaugare de butoane de actiune

Putem insera in diapozitive butoane de actiune. Butoanele de actiune sunt niste obiecte (asemanatoare cu butoanele din bara de instrumente) , ce pot raspunde la aparitia unor evenimente , de exemplu un clic de mouse , prin declansarea unor actiuni.

De exemplu clic pe butonul respectiv , duce la declansarea unei actiuni de exemplu rularea unui program.

Putem adauga butoane de actiune in diapozitive , astfel :

• Trecem in modul slide
• <Slide Show> , <Action Butons>
• In fereastra de dialog ce apare stabilim parametrii necesari (trebuie sa specificam ce actiune se declanseaza in cazul unui clic).

Obs.Pentru a modifica actiunea unui buton dintr-o prezentare , procedam astfel :

• Trecem in modul slide
• Selectam butonul
• Clic pe butonul drept
• Din meniul care apare selectam <Action Settings.> , in fereastra de dialog 'Action Setings' ce apare efectuam modificarile dorite.

Obs. Butoanele de actiune sunt obiecte PowerPoint , asupra carora putem efectua diferite operatii. Butoanele de actiune le putem sterge , muta , redimensiona , etc. Pentru a efectua operatii asupra lor procedam analog ca in cazul celorlalte obiecte PowerPoint.

Culori si scheme de fundal

Schemele de culori sunt seturi de culori, utilizate ca culori de baza intr-o prezentare. Fiecare schema de culori controleaza culoarea de fundal a diapozitivului, culoarea fondului obiectelor etc.

Schemele de fundal controleaza modul in care este utilizata culoarea intr-un diapozitiv.

Se poate selecta o schema de culori si o schema de fundal

pentru : diapozitivul principal (care controleaza toate diapozitivele din prezentare) sau pentru diapozitivul curent .

Pentru a efectua modificari intr-o schema de culori procedam astfel :

• Selectam diapozitivul a carei schema de culori vrem sa o modificam
• <Format> , <Slide Color Scheme.> . Apare fereastra de dialog 'Color Scheme' , putem astfel stabili diferite culori . De exemplu putem modifica culoarea textului , culoarea de fundal a diapozitivului , etc.

• Clic pe Apply , se aplica noua schema de culori numai diapozitivului curent.
• Clic pe Apply All , se aplica noua schema de culori tuturor diapozitivelor din prezentatre.
• Clic pe Custom si putem modifica culorile dintr-o anumita schema (personalizare).

Elementele a caror culori le putem modifica sunt urmatoarele :

Background = fundal

Text and Lines = text si linii

Shadows = umbrele

Title Text = textul din titlu

Fills = umpleri

Accent = grafic

Cautarea si inlocuirea textului

Pentru a cauta un anumit cuvant (sir de caractere , sablon ) intr-un text , procedam analog ca in cazul editorului de texte Word.

• <Edit> , <Find> (Sau se tasteaza Ctrl+F) . Se afiseaza o caseta de dialog .
• In caseta de dialog ce apare trebuie sa precizam cuvantul cautat , in zona Find What.

In cazul in care in care dorim sa inlocuim un sir de caractere cu un alt sir de caractere , procedam in modul urmator :

• <Edit> , <Replace>. Apare o caseta de dialog asemanatore cu cea de la cautare. Apare in plus zona Replace With , in care trebuie sa precizam cu ce inlocuim cuvantul introdus in zona Find What.

Find Whole Words Only = Trece peste toate aparitile textului in cauza care reprezinta parti ale unui alt cuvant. De exemplu daca cautam cuvantul yes in textul yess el nu se va gasi.

Find next = Cauta urmatoarea aparitie a cuvantului cautat in text.

Close = Inchidem fereastra de cautare.

Replace = Inlocuim cuvantul actual gasit cu noul cuvant . Specificam aceasta optiune in cazul in care nu vrem sa inlocuim toate aparitile unui cuvant cu un alt cuvant . Deci de fiecare data cand gasim un anumit cuvant , putem sa inlocuim sau nu cuvantul.

Replace All = Peste tot in text unde gaseste primul cuvant il inlocuieste cu al doilea , fara sa ne mai intrebe de fiecare data daca vrem sau nu sa inlocuim cuvantul.

Operatii cu diapozitive de tip structura

Pentru a insera un diapozitiv de tip structura , procedam astfel :

• <Insert> , <New Slide>
• Dintre tipurile de diapozitive disponibile , selectam tipul diapozitiv de tip structura. Se insereaza un nou diapozitiv , care initial arata ca in figura de mai jos .

Crearea de pagini de note

Cu ajutorul paginilor de note se poate crea un rezumat consistent.

In cazul in care aveti partea de diapozitiv a paginii de note ale prezentatorului , introduceti notele dumneavoastra (in modul de vizualizare pagini de note) , astfel :

1. Selectati diapozitivul in care doriti sa introduceti pagini de note.
2. <View> , <Notes Page>
3. Clic pe caseta textului notelor din jumatatea inferioara a paginii , introduceti notele.

Optiunea Notes Master cuprinde fundalul si modul de organizare pentru toate paginile de note.

Pentru a modifica elementele optiunii Notes Master , procedati astfel :

1. <View> , <Master> , <Notes Master>
2. Modificati optiunile necesare

Crearea copiilor pentru auditoriu

Programul ofera facilitati de creare de copii pentru auditoriu. Copii pentru auditoriu se pot realiza : tiparind copile exacte ale diapozitivelor pe o singura foaie de hartie sau mai multe diapozitive pe o foaie de hartie. Deci trebuie precizat programului sa tipareasca copii pentru auditoriu si se precizeaza numarul de diapozitive care sa se tipareasca pe fiecare pagina.

Verificarea erorilor de ortografie

Analog ca editorul de texte Word , programul PowerPoint permite localizarea si inlocuirea cuvintelor care nu fac parte din dictionarul curent (dictionar corespunzator unei limbi).

Pentru a verifica corectitudinea ortografica dintr-o prezentare procedam astfel :

• <Tools> , <Spelling> (sau apasam butonul corespunzator din bara de instrumente)

Dupa efectuarea pasului de mai sus se lanseaza verificatorul ortografic. Analiza se opreste cand se identifica primul cuvant care nu se gaseste in dictionar , se afiseaza caseta de dialog spelling.

 

Daca in caseta de dialog Spelling este afisat un cuvant eronat , se poate efectua una din urmatoarele actiuni :

Ignore = trece de aceasta eroare.

Ignore All = trece de aceasta eroare , indiferent de cate ori este detectata.

Change = inlocuirea cuvantului eronat cu cuvantul specificat in caseta de text.

Change To = Se poate introduce un cuvant cu care sa se inlocuiasca , in caseta de text Change To , sau se poate selecta un cuvant corect din lista Suggestions.

Change All = Se inlocuiesc toate aparitile cuvantului eronat in cadrul textului , cu cuvantul din caseta de text Change To . (Pentru a insera un cuvant in lista Change To nu trebuie decat sa-l dactilografiati sau sa selectati un cuvant din lista Suggestions.)

Add = Adaugarea unui cuvant in dictionar (cuvantul respectiv nu va mai fi detectat ca eronat)

Suggest = Afisarea cuvintelor , cu care seamana cel mai mult cuvantul eronat.

Close = pentru a inchide caseta de dialog Spelling.

Obs .Dupa ce a terminat de verificat , programul anunta ca nu mai sunt erori ortografice (The spelling Check is Complete).

Vizualizarea unei prezentari pe ecran

Pentru a vizualiza o prezentare pe ecran putem proceda in mai multe moduri.

O modatitate de vizualizare se poate realiza astfel :

• <View> , <Slide Show> , vizualizand astfel prezentarea putem modifica diferite optiuni , de exemplu cum sa se realizeze trecerea la urmatoarele diapozitive.

O alta modalitate de vizualizare (care se pote aplica in cazul prezentarii in fata auditoriului) se realizeaza astfel :

• <Slide Show> , <View Show>
• Pentru a trece de la un diapozitiv la altul procedam astfel :

Pentru a trece la urmatorul diapozitiv executati una din urmatoarele actiuni : clic ; apasati tasta sageata dreapta ; sageata jos ; clic pe butonul drept al mouse-ului se selecteaza optiunea Next

Pentru a trece la diapozitivul anterior executati una din urmatoarele actiuni : tasta sageata stanga ; tasta sageata jos ; clic pe butonul drept al mouse-ului selectam optiunea Previous .

Pentru a abandona prezentarea , apasati tasta Esc.

Pentru ca trecerea de la un diapozitiv la altul sa se realizeze automat , putem introduce o temporizare pentru fiecare diapozitiv ( un numar de secunde cat va ramine diapozitivul pe ecran) , dupa care porneste automat urmatorul diapozitiv.

Pentru a stabili o temporizare a diapozitivelor , procedam astfel :

• <Slide Show> , <Rehearse Timings> .
• Incepe prezentarea . In fereastra 'Rehearsal' stabilim temporizarile.

Obs.Si in cazul in care in prezentare s-a realizat o temporizare a diapozitivelor. Se poate trece de la un diapozitiv la altul , fara a respecta timpul acordat fiecarui diapozitiv , prin procedeul descris mai inainte.