Compunerea mesajelor postale

Atunci cand se doreste expedierea prin posta a aceluiasi articol catre mai multe persoane, utilitarul de compunere a mesajelor postale Mail Merge este solutia de care aveti nevoie. Microsoft Word poate combina in mod automat textul unui document cu nume, adrese si alte informatii, pentru a crea scrisori tip personalizate, etichete de corespondenta si alte produse. Compunerea mesajelor postale reprezinta un puternic instrument de gestionare a datelor, accesibil in Word prin intermediul utilitarului Mail Merge Helper.

Cele mai uzuale articole realizate prin compunerea mesajelor postale sunt scrisorile tip, plicurile si etichetele de corespondenta. Deoarece aveti posibilitatea sa inserati campuri in orice document Word si apoi sa formatati documentul conform preferintelor dvs., puteti folosi utilitarul Mail Merge Helper si pentru crearea de cataloage, ordine de achizitie, liste telefonice, orare si multe alte documente.

1 Documente compuse

Pentru a crea un document compus este nevoie de doua elemente:

• Un document principal ce contine textul ce se doreste a fi distribuit si campuri care indica programului Word datele ce trebuie inserate intr-o anumita locatie

Un document principal este un document Word standard, care trebuie identificat ca document principal cu ajutorul casetei de dialog Mail Merge Helper.

• O sursa de date care contine numele, adresele si alte informatii ce urmeaza a fi inserate in documentul principal.

Se poate crea o noua sursa de date folosind Mail Merge Helper sau se pot folosi date dintr-un fisier existent: Microsoft Excel sau Access, agendele de adrese Microsoft Outlook, etc.

Fig. 1 Combinarea informatiilor dintr-o sursa de date cu un document principal

2 Crearea unui document compus

Fig. 2 Deschiderea utilitarului Mail Merge

Fig. 3 Alegerea unui tip de document principal

Pentru a crea un document compus, se procedeaza astfel:

• Se deschide un nou document Word
• Din meniul Tools se alege comanda Letters and mailings si apoi optiunea Mail Merge pentru a aparea utilitarul Mail Merge
• Se alege tipul de document principal dorit:

►letters - se pot crea scrisori, invitatii, facturi sau orice alt tip de document compus

►e-mail messages - se pot crea mesaje ce pot fi trimise unui grup de persoane

►envelopes - se poate crea un plic pentru fiecare inregistrare din baza de date

►labels - se pot crea etichete sau alte documente ce includ blocuri de date care se repeta intr-o pagina, cum ar fi etichetele de nume

►directory - se poate crea o lista sau un catalog de numere de telefon, de clienti, salariati, etc.

Se alege tipul de document principal dorit si se executa click pe butonul Next:Starting document pentru a trece la pasul urmator.

Fig. 4 Selectarea sursei de date

• Word ne intreaba cum vrem sa cream scrisorile:

■ use the current document - folosind documentul activ

■ start from a template - pornind de la sabloane

■ start from existing document - plecand de la un document compus existent

Se alege modul dorit si se executa click pe butonul Next:Select recipients pentru a trece la pasul urmator.

• Se alege sursa de date:

▬ use an existing list - folosind o lista dintr-un fisier Excel, Word, Access existent

▬ select from Outlook contacts - alegand dintr-o agenda de adrese Outlook

▬ type a new list - creand o noua sursa de date

Se alege o lista deja existenta si se executa click pe butonul Next:Write your letter pentru a trece la pasul urmator.

• Se alege fisierul ce contine lista dorita si inregistrarile pe care le vrem din lista

Fig. 5

• Se executa click pe butonul Next:Write your letter
• Cu ajutorul butonului More items se aleg campurile ce vor aparea in document si se introduce textul documentului

Fig. 6

• Se executa click pe butonul Next:Preview your letters pentru a vedea documentul cu inregistrari

Fig. 7

Fig. 8

• Se executa click pe butonul Next:Complete the merge pentru realizarea documentului
• Acum avem doua optiuni:

■ print - sa imprimam documentul

■ edit individual letters - sa realizam documente in fuctie de cele trei optiuni:

▬ all - pentru toate inregistrarile

▬ current record - pentru inregistrarea curenta

▬ fromto - de la inregistrarea X la inregistrarea Y.

Fig. 9

Fig. 10

3 Modificarea documentelor principale

Odata creat un document principal, se poate folosi utilitarul Mail Merge pentru a schimba tipul documentului principal sau pentru a reconverti un document principal intr-un document Word standard. Asemenea modificari pot fi operate in orice moment.

3.1 Schimbarea tipului de document

Fig. 11

Pentru a schimba tipul documentului, se parcurg urmatoarele etape:

Din meniul Tools se alege comanda Letters and mailings si apoi optiunea Mail Merge pentru a vedea tipul documentului

Se executa click pe butonul Main document setup de pe bara Mail Merge

Din caseta Main document type se alege noul tip al documentului si apoi se executa click pe OK.

3.2 Reconversia unui document principal intr-un document Word

Fig. 12

Deoarece un document principal este asociat cu o sursa de date, uneori este necesara eliminarea acestei asocieri, mai ales daca doriti sa permiteti altor persoane sa foloseasca documentul principal in diferite proiecte de compunere cu alte surse de date.

Pentru a reconverti un document principal intr-un document Word normal, se procedeaza astfel:

• Se activeaza documentul principal
• Din meniul Tools se alege comanda Letters and mailings si apoi optiunea Mail Merge
• Se executa click pe butonul Main document setup de pe bara Mail Merge

In caseta Main document type se bifeaza butonul Normal Word document si apoi se executa click pe OK.

4 Selectarea unei surse de date

4.1 Crearea unei noi surse de date

Daca nu dispuneti de un fisier care sa poata fi folosit ca sursa de date, va fi nevoie sa creati unul. Cu ajutorul utilitarului Mail Merge se poate crea un nou document Word ca sursa de date.

4.2 Configurarea campurilor sursei de date

Fig. 13

Fig. 14 Eliminarea unui nume de camp

Caseta Customize Address List prezinta o lista cu numele campurilor frecvent folosite in proiecte de compunere a mesajelor postale. Toate aceste campuri vor fi incluse in noua sursa de date, daca nu eliminati unele dintre ele sau nu adaugati altele noi.

Pentru a elimina un nume de camp din lista sursa de date, se selecteaza campul dorit si se executa click pe butonul Delete si apoi se executa click pe Yes pentru confirmare.

Pentru a adauga un nou nume de camp la lista sursa de date, se procedeaza astfel:

Se executa click pe butonul Add

In fereastra Add Field care se deschide, se scrie numele noului camp in caseta Type a name for your field

Se executa click pe butonul OK.

Pentru a modifica pozitia unui camp, se selecteaza campul dorit si se executa click pe butonul:

• Move up - pentru a urca campul in lista

sau

• Move down - pentru a cobori campul in lista.

Pentru a redenumi un camp, se selecteaza campul dorit si se executa click pe butonul Rename; in caseta To a ferestrei Rename Field, se scrie noul nume si apoi click pe OK.

Fig. 16 Adaugarea unui nume de camp

Fig. 17 Modificarea pozitiei unui camp

4.3 Introducerea datelor intr-un nou document sursa de date

Fig. 18 Salvarea noii surse de date

Dupa ce s-au definit campurile dorite in lista, se va salva lista respectiva cu numele dorit(fig. 18). Apare fereastra Mail Merge Recipients cu campurile definite, dar fara nicio inregistrare. Se executa click pe butonul Edit pentru a aparea caseta in care vom completa datele. In sectiunea Enter Address Information se vor completa campurile cu datele pe care le dorim. Pentru a introduce o noua inregistrare, se executa click pe butonul New Entry si se completeaza din nou campurile (fig. 19). Dupa ce s-au introdus toate inregistrarile dorite, se executa click pe butonul Close pentru inchiderea ferestrei. Va aparea din nou fereastra Mail Merge Recipients, de aceasta data cu toate inregistrarile introduse (fig. 20).

Fig. 19 Introducerea datelor

Fig. 20 Lista cu inregistrarile dorite

4.4 Editarea si vizualizarea datelor unui document sursa de date

Formularul de date se poate deschide in orice moment pentru a vizualiza sau edita datele din sursa de date, pentru a vedea numarul de inregistrari pe care le contine sursa sau pentru a localiza o anumita inrefistrare. Pentru aceasta, se procedeaza astfel:

• Se executa click pe butonul Open Data Source
• Din fereastra select data source se selecteaza sursa de date dorita si se executa click pe butonul Open
• Din fereastra utilitarului Mail Merge, se executa click pe optiunea Edit recipient list si va aparea lista cu toate inregistrarile
• Pentru a localiza o anumita inregistrare, se executa click pe butonul Find
• In caseta Find se introduce un cuvant referitor la inregistrarea dorita si se executa click pe butonul Find next; in acest moment, calculatorul ne va duce la prima inregistrare care contine cuvantul introdus; pentru a vedea daca mai exista o alta inregistrare care contine cuvantul introdus, se executa din nou click pe butonul Find next; dupa ce s-a localizat inregistrarea dorita, se executa click pe butonul Cancel
• Ajunsi la inregistrarea dorita, se executa click pe butonul Edit pentru a putea edita datele campurilor
• Se executa click pe butonul OK pentru a salva modificarile.

Fig. 21 Localizarea unei inregistrari

4.5 Utilizarea fisierelor Excel si Access ca sursa de date

Fig. 22

Fig. 23 Selectarea fisierului Excel dorit

Fig. 24 Inregistrarile sursei de date Excel

Pentru a folosi ca sursa de date un fisier Excel, se procedeaza astfel:

In fereastra utilitarului Mail Merge se bifeaza butonul Use an existing list la pasul Select recipients

Se executa click pe butonul Select a different list

Din fereastra Select data source se selecteaza fisierul Excel dorit ca sursa de date si se executa click pe butonul Open

Se executa click pe butonul Edit recipient list pentru a vedea inregistrarile sursei de date Excel.

Fig. 25 Selectarea fisierului Access dorit

Fig. 26 Alegerea tabelului Access folosit ca sursa de date

Fig. 27 Inregistrarile sursei de date Access

Pentru a folosi ca sursa de date un fisier Access, se procedeaza astfel:

In fereastra utilitarului Mail Merge se bifeaza butonul Use an existing list la pasul Select recipients

Se executa click pe butonul Select a different list

Din fereastra Select data source se selecteaza fisierul Access dorit ca sursa de date si se executa click pe butonul Open

Din fereastra Select table se selecteaza tabelul ce va constitui sursa de date si se executa click pe butonul OK pentru a aparea lista cu inregistrari.

4.6 Importul datelor dintr-o agenda de adrese Outlook Fig. 28

Fig. 29

Fig. 30 Inregistrarile sursei de date Outlook

Pentru a folosi ca sursa de date o agenda de adrese Outlook, se procedeaza astfel:

In fereastra utilitarului Mail Merge se bifeaza butonul Select from Outlook contacts la pasul Select recipients

Se executa click pe butonul Choose Contacts Folder

In fereastra Choose Profile se alege profilul sursei de date si se executa click pe butonul OK

In fereastra Select Contact List Folder se alege directorul care contine inregistrarile dorite si se executa click pe butonul OK pentru a aparea inregistrarile sursei de date Outlook.

5. Adaugarea campurilor de compunere la un document principal

Cu sursele de date stocate, selectate si corect identificate, puteti adauga campurile de compunere la documentul principal. Metoda folosita pentru adaugarea campurilor de compunere depinde de tipul documentului principal pe care l-ati selectat initial.

5.1 Configurarea scrisorilor tip ( a se vedea capitolul 2 )

5.2 Configurarea etichetelor de corespondenta

Fig. 31 Alegerea tipului de document principal

Fig. 32 Alegerea dimensiunilor documentului principal

Fig. 33 Alegerea sursei de date

Fig. 34 Inserarea campurilor in eticheta

Fig. 35

Se executa click pe butonul Update all labels pentru ca toate etichetele sa aiba aceeasi prezentare

 

Pentru a configura un document cu etichete de corespondenta, se va proceda astfel:

• In sectiunea Select document type se bifeaza butonul Labels
• Se executa click pe butonul Next:Starting document
• Se alege modul de creare a documentului: folosind documentul curent, un sablon sau un document care exista deja
• Se executa click pe butonul Next:Select recipients
• Se executa click pe butonul Browse pentru a alege o sursa de date existenta
• Dupa alegerea sursei dorite, se executa click pe butonul Insertion Merge Field de pe bara Mail Merge
• Se selecteaza campurile dorite si se executa click pe butonul Insertion pentru a le insera in documentul nostru
• In fereastra utilitarului Mail Merge se executa click pe butonul Update all labels pentru ca toate etichetele sa arate la fel
• Se executa click pe butonul Next:Complete the merge pentru a putea imprima etichetele.

5.3 Configurarea plicurilor

Fig. 36 Alegerea documentului principal

Fig. 37 Stabilirea optiunilor in caseta Envelope options

Fig. 38 Inserarea campurilor in document

Pentru a configura un document cu plicuri, se va proceda astfel:

• In sectiunea Select document type se bifeaza butonul Envelopes

• Se executa click pe butonul Next:Starting document
• Se alege modul de creare a plicurilor:

■ change document layout - schimband macheta documentului

■ start from existing document - pornind de la un document existent

• Se executa click pe butonul Envelope options pentru a stabili dimensiunea plicurilor, formatarile pentru adresele de pe ele si modul de imprimare
• Se executa click pe butonul Next:Select recipients
• Se executa click pe butonul Browse pentru a alege o sursa de date existenta
• Dupa alegerea sursei dorite, se executa click pe butonul Insertion Merge Field de pe bara Mail Merge
• Se selecteaza campurile dorite si se executa click pe butonul Insertion pentru a le insera in documentul nostru
• Se executa click pe butonul Next:Complete the merge pentru a putea imprima etichetele.

5.4 Configurarea unui catalog

Fig. 39 Alegerea documentului principal

Fig. 40

Pentru a configura un catalog, se va proceda astfel:

• In sectiunea Select document type se bifeaza butonul Directory

• Se executa click pe butonul Next:Starting document
• Se alege modul de creare a catalogului:

■ use the current document - folosind documentul curent

■ start from a template - pornind de la un sablon

■ start from existing document - pornind de la un document existent

• Se executa click pe butonul Next:Select recipients
• Se executa click pe butonul Browse pentru a alege o sursa de date existenta
• Se apasa Enter de cateva ori pentru a crea cateva randuri goale in partea superioara a documentului principal - e nevoie de acest spatiu pentru un titlu sau pentru alte informatii, dupa crearea documentului compus
• Se creaza un tabel format dintr-un singur rand pentru a imparti catalogul in coloane

Fig. 41 Inserarea campurilor

• Se efectueaza click in celula din stanga, dupa care se executa click pe butonul Insertion Merge Field de pe bara Merge Mail pentru a insera campul dorit in coloana respectiva
• Se deplaseaza punctul de inserare in celula de tabel urmatoare si se insereaza campul sau campurile corespunzatoare locatiei respective
• Se continua adaugarea de campuri in tabel pana cand acesta contine toate campurile de care aveti nevoie
• Se executa click pe butonul Merge to New Document pentru a compune documentul cu un document Word
• Odata incheiata operatia de compunere, se adauga etichetele de coloane sau titlul documentului in prima pagina din document.

Fig. 42 Compunerea documentului cu un document Word

Fig. 43 Adaugarea etichetelor de coloane in document

5.5 Vizualizarea datelor de compunere intr-un document

Atunci cand verificati formatarea unui document de orice tip, puteti vizualiza datele reale din campurile de compunere, in locul numelor de campuri. Aceasta reprezinta o functionalitate esentiala atunci cand exista restrictii severe de lungime a campurilor, ca in etichete, cataloage sau scrisori tip. De exemplu, daca numele si prenumele unei persoane sunt lungi, este posibil ca datele sa nu se incadreze intr-o eticheta de mici dimensiuni, fapt care trebuie cunoscut inainte de tiparirea etichetelor.

Pentru a vizualiza datele compuse intr-un document principal, se activeaza documentul principal si se executa click pe butonul View Merged Data de pe bara de instrumente Mail Merge (fig.44). Apoi puteti folosi butoanele de selectare a inregistrarilor de pe bara Mail Merge pentru a derula sursa de date si a vizualiza datele din diferite inregistrari sau puteti executa click pe butonul Find Entry cu scopul de a localiza o anumita inregistrare, pe baza datelor continute intr-un anumit camp.

Fig. 44

6. Inserarea campurilor Word

Fig. 45

In afara de campurile de compunere, care identifica acele campuri din sursa de date ce urmeaza a fi compuse, se mai pot insera campuri Word, care permit o personalizare mai rafinata a documentelor in timpul procesului de compunere.

Pentru a insera un camp Word, se procedeaza astfel:

• In documentul principal, se deplaseaza punctul de inserare in locul unde se doreste sa apara campul
• Se executa click pe butonul Insertion Word Field  de pe bara Mail Merge si se selecteaza un nume de camp din meniu.

6.1 Campurile Ask si Fill-In

Campurile Ask si Fill-In va permit sa creati casetele de dialog care apar pe ecran si solicita informatii suplimentare in timpul procesului de compunere. Aceasta reprezinta o modalitate eficienta de a adauga intr-un document compus date care nu pot fi obtinute din sursa de date.

Diferenta dintre campurile Ask si Fill-In:

■campurile Ask se bazeaza pe semne de carte ca locatii de date la compunerea documentelor si astfel se pot insera aceleasi date in fiecare locatie a semnului de carte

■campurile Fill-In folosesc markere pentru inserarea datelor, deci un astfel de camp determina inserarea datelor intr-o singura locatie a documentului compus.

Adaugarea unui camp Ask

Fig. 46

Fig. 47

Pentru a adauga un camp Ask, se procedeaza astfel:

• Se deplaseaza punctul de inserare in locul in care doriti sa apara datele
• Din meniul Insertion Word Field de pe bara Mail Merge se selecteaza optiunea Ask

Caseta de dialog Insertion Word Field:Ask se va completa astfel:

In caseta Prompt se introduce textul mesajului pe care doriti sa il contina caseta de dialog

In caseta Default Bookmark Text se introduce textul care va fi sugerat de Word ca posibila intrare

In caseta Bookmark se alege din lista sau se introduce un nume de semn de carte ce va fi atasat datelor respective

Se bifeaza caseta de validare Ask Once pentru a determina programul Word sa solicite date suplimentare numai la compunerea primei inregistrari din sursa de date

Se executa click pe butonul OK pentru a stoca definitia campului - Word va afisa caseta de dialog care va aparea in timpul procesului de compunere (fig.47)

Se executa click pe butonul OK pentru a inchide caseta de dialog demonstrativa.

6.3 Adaugarea unui camp Fill-In

Fig. 48

Pentru a adauga un camp Fill-In, se va proceda astfel:

• Se deplaseaza punctul de inserare in locul in care doriti sa apara datele
• Din meniul Insertion Word Field de pe bara Mail Merge se selecteaza optiunea Fill-In

Caseta de dialog Insertion Word Field:Fill-In se va completa astfel:

• In caseta Prompt se introduce textul mesajului care va aparea in timpul procesului de compunere
• In caseta Default Fill-In text se introduce textul de completare sugerat, care va aparea in timpul procesului de compunere
• Se executa click pe butonul OK pentru a crea campul
• Se executa click pe butonul OK in caseta de dialog demonstrativa pentru a reveni la documentul principal.

Cand compuneti un document principal continand campuri Ask sau Fill-In, Word va afisa caseta de dialog demonstrativa. Veti vedea caseta de dialog pentru fiecare inregistrare din sursa de date, daca nu ati validat caseta Ask Once, atunci cand ati definit campul. Fie acceptati raspunsul sugerat, fie introduceti altul, dupa care executati click pe butonul OK pentru a insera datele in documentul compus.

6.4 Campuri IF THEN ELSE

Fig. 49 Completarea casetei de dialog Insertion Word Field: IF

Cu ajutorul unui camp IfThenElse, puteti determina programul Word sa insereze unul din doua siruri de text, pe baza evaluarii continutului unui alt camp din sursa de date.

Pentru a insera un camp IfThenElse, se parcurg urmatoarele etape:

Se deplaseaza punctul de inserare in locul unde doriti sa apara rezultatul campului

Din meniul Insertion Word Field de pe bara Mail Merge se selecteaza optiunea IfThenElse

Caseta de dialog Insertion Word Field:IF se va completa astfel:

In caseta Field name se selecteaza numele campului

In caseta Comparison se selecteaza un operator de comparatie

In caseta Compare to se introduce textul de comparat

In caseta Insertion This Text se introduce textul ce urmeaza a fi inserat in cazul in care conditia este evaluata ca adevarata

In caseta Otherwise Insertion This Text se introduce textul care urmeaza a fi inserat in cazul in care conditia nu este evaluata ca adevarata

Se executa click pe butonul OK pentru a insera campul.

6.5 Campuri Merge Record # si Merge Sequence #

Campurile Merge Record # (inserare numar inregistrare) si Merge Sequence # (inserare numar document) se folosesc pentru a insera numarul inregistrarii din sursa de date sau al documentului in documentele compuse. La inserarea acestor campuri, nu trebuie completate casete de dialog.

6.6 Campuri Next Record si Next Record If

Aceste campuri ofera o modalitate rapida de a insera date din mai multe inregistrari intr-un singur document compus, fara a crea o asezare in pagina de tip eticheta sau catalog. Adaugati campul Next Record atunci cand doriti ca Word sa insereze datele din urmatoarea inregistrare a sursei de date in acelasi document compus. Folositi campul Next Record If atunci cand doriti ca Word sa decida daca insereaza sau nu datele din inregistrarea urmatoare, in functie de continutul unui alt camp din sursa de date.

6.7 Campuri Set Bookmark

Fig. 50

Un camp Set Bookmark se foloseste la inserarea datelor asociate unui semn de carte in fiecare document compus. La adaugarea unui camp Set Bookmark, se va proceda astfel:

Se deplaseaza punctul de inserare in locul unde doriti sa apara rezultatul campului

Din meniul Insertion Word Field de pe bara Mail Merge se selecteaza optiunea Set Bookmark

Caseta de dialog Insertion Word Field:Set se va completa astfel:

• In caseta Bookmark se introduce numele semnului de carte sau se selecteaza un nume din lista
• In caseta Value se introduce valoarea care va fi inserata in documentele compuse.

6.8 Campuri Skip Record If

Fig. 51

Pentru adaugarea unui camp Skip Record If , se procedeaza astfel:

Se deplaseaza punctul de inserare in locul unde doriti sa apara rezultatul campului

Din meniul Insertion Word Field de pe bara Mail Merge se selecteaza optiunea Skip Record If

Caseta de dialog Insertion Word Field: se va completa astfel:

In caseta Field name se selecteaza campul in functie de care se va face evaluarea sursei de date

In caseta Comparison se selecteaza un operator de comparatie

In caseta Compare to se introduce textul de comparat

Se executa click pe butonul OK pentru a defini campul.

7 Gestionarea surselor de date

Fig. 52 Localizarea inregistrarilor

Odata creata sau selectata o sursa de date, se pot adauga, elimina, repozitiona sau redenumi campurile din sursa de date (a se vedea capitolul 3.1). De asemenea, se pot localiza cu usurinta anumite inregistrari, se pot filtra datele pentru a selecta un subset de inregistrari care vor fi compuse sau se pot sorta datele pentru ca documentele compuse sa fie create intr-o anumita ordine.

7.1 Localizarea inregistrarilor

Pentru a localiza o anumita inregistrare din sursa de date, se procedeaza astfel:

• Se executa click pe butonul Find Record de pe bara de instrumente Database, pentru a afisa caseta de dialog Find In Field
• In caseta Find what se introduc datele pe care doriti sa le cautati
• In caseta In Field  se selecteaza numele campului ce contine datele cautate
• Se executa click pe butonul Find first si Word gaseste si evidentiaza prima inregistrare din fisierul dvs. care contine in campul respectiv informatia cautata; pentru a gasi urmatoarea inregistrare ce contine datele respective, se executa click pe butonul Find Next
• Se executa click pe butonul Close cand ati incheiat operatia de cautare.

7.2 Filtrarea inregistrarilor

Fig. 53

Fig. 54

Crearea unui filtru este utila atunci cand nu doriti sa compuneti toate inregistrarile din sursa de date. Pentru aceasta, se parcurg urmatoarele etape:

• Se executa click pe butonul Insertion Database de pe bara Database
• Dupa alegerea sursei de date, se executa click pe butonul Query options
• Se executa click pe butonul Filter Records de sub bara albastra
• In caseta Field se alege numele celui mai important camp, care urmeaza a fi folosit drept criteriu de selectie
• In caseta Comparison se alege operatorul de comparatie
• In caseta Compare to se introduce termenul de comparatie
• Pentru a crea un filtru cu mai multe criterii, se alege And sau Or din meniul de operatori din al doilea rand si se completeaza restul randului, precum si eventualele randuri suplimentare
• Se executa click pe butonul OK pentru a inchide fereastra
• Se executa click pe butonul Insertion Data pentru ca Word sa introduca numai inregistrarile care satisfac criteriile din filtrul de cautare.

7.3 Sortarea inregistrarilor

Fig. 55

Deseori este utila sortarea inregistrarilor din sursa de date inainte de a lansa un proces de compunere. Pentru aceasta, se va proceda astfel:

• Se executa click pe butonul Insertion Database de pe bara Database
• Dupa alegerea sursei de date, se executa click pe butonul Query options
• Se executa click pe butonul Sort Records de sub bara albastra
• Se alege din caseta Sort by cel mai important camp dupa care se doreste a se face sortarea
• Se bifeaza una dintre optiunile Ascending sau Descending pentru a stabili ordinea de sortare
• Se selecteaza inca unul sau doua campuri si optiunile privind ordinea de sortare pentru acestea
• Se executa click pe butonul OK
• Se executa click pe butonul Insertion Data pentru ca Word sa introduca numai inregistrarile care satisfac criteriile de sortare.

Crearea documentelor compuse

Cand documentul principal este formatat conform preferintelor dvs., sursa de date este selectata, filtrata si sortata asa cum doriti, iar campurile sunt amplasate in pozitiile corespunzatoare in documentul principal, tot ce mai ramane de facut este sa realizati compunerea.

Daca s-au comis erori, ele vor fi multiplicate pe masura ce imprimanta sau programul de e-mail creeaza documentele personalizate pentru fiecare inregistrare din sursa de date. Din fericire, exista anumite optiuni care pot fi folosite pentru a depista problemele si a le rezolva inainte de a crea neplaceri.

8.1 Detectarea erorilor de date

Fig. 56

Pentru a efectua o ultima verificare inainte de a initia procesul de compunere, se procedeaza astfel:

• Se executa click pe butonul Check Errors de pe bara Mail Merge
• In fereastra aparuta se bifeaza una dintre optiuni
• Se executa click pe OK
• Word va efectua compunerea reala sau simulata si va raporta erorile fie intr-un document nou, fie intr-o caseta de mesaj afisata in timpul procesului de compunere.